Boletines electrónicos y bases de datos (SolucionesONG)

Os dejo las respuestas que he dado √ļltimamente a dos consultas formuladas a trav√©s de SolucionesONG.

* Herramientas para realizar un boletín electrónico

1) Una opción es usar una aplicación del tipo PhpList. Permite gestionar listas y editar y enviar boletines en formato texto o HTML. La aplicación es web y open source y la puedes descargar desde el sitio indicado. Necesitas instalarla en un servidor web con soporte a php y mysql (probablemente el que uséis para vuestro sitio web ya cumpla con estas condiciones). En el propio sitio de descarga tienes instrucciones sobre cómo hacer el proceso.

En alg√ļn caso la he utilizado incluso integrada con otras aplicaciones de la organizaci√≥n. Por ejemplo, si ya tuvierais una lista de direcciones en alg√ļn otro lado y quer√©is seguir manteni√©ndola, no ser√≠a muy complicado (aunque es un tema de programaci√≥n) establecer una interfaz para cargar la lista actualizada cada vez que se realice un env√≠o.

En cualquier caso, como te decía al principio, tienes la opción de gestionar direcciones y listas desde la propia aplicación.

2) Otra opción que también he utilizado y que puede ser interesante en algunos casos es elaborar el boletín en un editor HTML, visualizarlo en un navegador a modo de vista previa y desde allí copiarlo y pegarlo en Outlook. Desde el propio Outlook se puede programar una macro sencilla con VBA que automatice el rescate de las direcciones de una base de datos Access o de una hoja Excel y mande los correos. Aunque es más artesana que la anterior, se puede hacer con herramientas que suelen estar ya presentes en las organizaciones.

3) Por √ļltimo, tambi√©n he usado una aplicaci√≥n de escritorio llamada MaxBulk Mailer. Puedes importar direcciones desde otros sitios (como en el caso anterior) y elaborar y enviar el mensaje desde este programa.

* Base de datos para gestionar un servicio de inserción laboral

Pides una base de datos “econ√≥mica” para gestionar los usuarios de vuestro servicio de inserci√≥n laboral. Lo de econ√≥mica depende de varios factores:

1) Coste de licencia: es lo que debes pagar para poder usar un determinado software, en este caso una base de datos. Lo fija el fabricante.

Las herramientas de software libre no tienen coste de licencia (ejemplos que ya te han dado: MySql, PostgreSql… Tambi√©n tienes Base, que forma parte de OpenOffice).

Algunas bases de datos no libres pueden tener licencias de uso gratuitas (como el SQL Server 2008 Express que también te han recomendado).

Otras bases de datos (por ejemplo, la muy conocida MS Access) sí tiene un coste de licencia (dependiendo de la versión de MS Office que utilices).

2) Coste de desarrollo: todas las bases de datos mencionadas hasta ahora s√≥n m√°s o menos baratas o gratuitas, pero son s√≥lo el marco de trabajo. Despu√©s deber√°s dise√Īar la herramienta que propiamente necesites. ¬ŅQui√©n la desarrollar√°? ¬ŅUna empresa, voluntari@s, vuestro propio equipo t√©cnico? El desarrollo suele ser la parte m√°s cara (en tiempo, dinero o c√≥mo lo quieras medir) y puede ser muy variable seg√ļn las necesidades que teng√°is en cuanto a funcionalidad.

Aquí tienes varias opciones también: empezar de cero a partir de alguna de las opciones indicadas o bien usar alguna herramienta que ya exista (los CRM libres via web tipo CiviCRM o SugarCRM quizás pudieran ser una buena opción) y asumirla tal cual o adaptarla a tus necesidades.

3) Coste de alojamiento: Si optas por una solución basada en web (hoy en día suele ser lo ideal en la mayor parte de los escenarios de trabajo), deberás contemplar también un coste de alojamiento, que no tiene porqué ser alto, pero que será recurrente mientras la base de datos tenga vida.

En resumen, ten en cuenta todos los factores para tomar la decisión.

Piensa tambi√©n que requisitos tienes: ¬Ņdebe funcionar en un solo ordenador o en varios? ¬Ņnecesitas acceso permanente por web? Todo esto tambi√©n te va a condicionar la elecci√≥n de la herramienta.

A lo mejor cuentas con un/a voluntari@ que te va a ayuda pero que te desarrollará la herramienta en la tecnología que conozca. Valóralo.

Otro ejemplo: MS Access es de pago pero es una base de datos muy eficiente, que te permite crear herramientas relativamente complejas sin necesidad de ser un genio de la programación (Base supongo que también te lo permite y además es libre, pero no tengo una experiencia comparable que me permita afirmarlo categóricamente). Quizás pagar la licencia te compensa por el poco coste de desarrollo.

9 comentarios en “Boletines electr√≥nicos y bases de datos (SolucionesONG)”

  1. David S√°nchez ha dicho:

    23 Nov 09 - 17:40

    Hola Jaume,
    Treballo a una fundaci√≥ a Girona, i he desenvolupat un vertical sobre Sugarcrm per inserci√≥ laboral de persones discapacitades i/o altres col¬∑lectius en risc d’exclusi√≥ social.
    Si t’interessa ens podem con√®ixer i parlar de possibles col¬∑laboracions.
    Gràcies!
    David

  2. Jaume Albaigès ha dicho:

    23 Nov 09 - 17:48

    Hola David,

    Gràcies pel teu comentari i benvingut a TecnolONGia. Segur que conèixer el teu treball serà molt interessant. Ens escrivim via mail i en parlem, ok?

    D’altra banda, jo de tu miraria de posar-me en contacte directament amb la persona que va formular la pregunta a SolucionesONG. Problablement tindr√† molt inter√®s en veure tamb√© aquesta aplicaci√≥ que has desenvolupat i potser en surt alguna cosa a benefici de tots dos.

    Una abraçada,

  3. Oriol ha dicho:

    24 Nov 09 - 13:45

    También existe Socius:

    http://www.baarasoft.com/socius.htm

    Posibilita enviar Newsletter de manera f√°cil a todos los socios. Solamente se dise√Īa una p√°gina web y se copia el c√≥digo HTML en su Editor de Correo y se envia a todos los socios de la asociaci√≥n.

  4. Jaume Albaigès ha dicho:

    24 Nov 09 - 13:57

    Hola Oriol,

    Gràcies per la teva aportació i benvingut a TecnolONGia.

    Tot i que no l’he feta servir mai, conec l’exist√®ncia de Socius des de fa temps (de fet, a TecnolONGia ens vam fer ress√≤ de l’aparici√≥ de la versi√≥ 2.0, mesos enrere).

    Entenc que l’opci√≥ de fer servir Socius per a enviament de butlletins √©s especialment rellevant per a les entitats que ja fan servir aquesta eina com a base de dades de gesti√≥ dels seus socis i donants. Creus que pot ser interessant (i eficient) la seva utilitzaci√≥ √ļnicament per a aquesta finalitat comunicativa? En aquest cas, √©s f√†cil importar llistats de socis o adreces de forma regular?

    Gràcies,

  5. Oriol ha dicho:

    25 Nov 09 - 9:08

    Per importar hi ha les opcions en format Text i XML i √©s pot importar a tots el m√≤duls del programari: socis, simpatitzans, monitors, etc, etc…

    Ho m√©s logic √©s utilitzar tot el programari per gestionar l’associaci√≥, per√≤ l’opci√≥ d’enviament de correu est√† disponible si nom√©s es vol servir per aquesta finalitat.

    El problema √©s que es pot tenir molta informaci√≥ dispersa si s’utilitzen diferentes eines.

  6. Jaume Albaigès ha dicho:

    25 Nov 09 - 9:57

    S√≠, Oriol, jo tamb√© s√≥c partidari de fer servir les m√≠nimes eines possibles, per√≤ ho preguntava assumint que moltes organitzacions poden estar fent servir altres aplicacions per a fer la gesti√≥ b√†sica de contactes i no tinguin inter√®s de canviar completament de soluci√≥ per√≤ potser s√≠ d’aprofitar alguna caracter√≠stica concreta com, en aquest cas, l’enviament de butlletins.

  7. Oriol ha dicho:

    25 Nov 09 - 12:24

    Una altra cosa que sempre observo √©s que si es parla de Bases de Dades de pagament sempre s’anomena MS Acces.

    Al mercat també tenim FileMaker o 4th Dimension. Crec que les dues tenen preus especials per ONG. Ara no recordo, però alguna de les dues comentades tenía la versió estandard gratis. Caldria preguntar.

    El gran problema de les bases de dades es el temps que cal invertir en programació i en aprenentatge.

  8. Jaume Albaigès ha dicho:

    25 Nov 09 - 12:33

    Cert, Oriol, Access no √©s l’√ļnica opci√≥ de pagament. Sobre les altres opcions que indiques, crec que, costos directes de llic√®ncies i similars a banda, el fet que siguin d’√ļs minoritari en comparaci√≥ amb altres SGBDR lliures o m√©s extesos (com l’Access) √©s un handicap de cara a la seva recomanaci√≥ a organitzacions socials. Sovint, tot i que s’assumeixi un primer cost de desenvolupament, les entitats intenten buscar voluntaris que en facin el manteniment, etc. Desenvolupar en tecnologies minorit√†ries i poc obertes no √©s, probablement, la millor opci√≥ en aquests casos.

  9. Oriol ha dicho:

    25 Nov 09 - 13:34

    Sempre seràn minoritaris si només es parla de MS Acces!!!

    4th Dimension és minoritari a Espanya i és un entorn molt potent però no es fàcil.

    FileMaker √©s m√©s senzill que MS Acces i la corba d’aprenentatge es molt petita. Tamb√© es multiplataforma: Windows, Linux i Mac.

    I en el m√≥n de les associacions (sobretot les petites associacions) i les noves tecnologies tot est√† per fer. Sobre els voluntaris, malauradament la bona voluntat no √©s suficient… A vegades √©s un problema.


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