Butlletins electrònics i bases de dades (SolucionesONG)
Us deixo les respostes que he donat darrerament a dues consultes formulades a través de SolucionesONG.
* Eines per realitzar un butlletí electrònic
1) Una opción es usar una aplicación del tipo PhpList. Permite gestionar listas y editar y enviar boletines en formato texto o HTML. La aplicación es web y open source y la puedes descargar desde el sitio indicado. Necesitas instalarla en un servidor web con soporte a php y mysql (probablemente el que uséis para vuestro sitio web ya cumpla con estas condiciones). En el propio sitio de descarga tienes instrucciones sobre cómo hacer el proceso.
En algún caso la he utilizado incluso integrada con otras aplicaciones de la organización. Por ejemplo, si ya tuvierais una lista de direcciones en algún otro lado y queréis seguir manteniéndola, no sería muy complicado (aunque es un tema de programación) establecer una interfaz para cargar la lista actualizada cada vez que se realice un envío.
En cualquier caso, como te decía al principio, tienes la opción de gestionar direcciones y listas desde la propia aplicación.
2) Otra opción que también he utilizado y que puede ser interesante en algunos casos es elaborar el boletín en un editor HTML, visualizarlo en un navegador a modo de vista previa y desde allí copiarlo y pegarlo en Outlook. Desde el propio Outlook se puede programar una macro sencilla con VBA que automatice el rescate de las direcciones de una base de datos Access o de una hoja Excel y mande los correos. Aunque es más artesana que la anterior, se puede hacer con herramientas que suelen estar ya presentes en las organizaciones.
3) Por último, también he usado una aplicación de escritorio llamada MaxBulk Mailer. Puedes importar direcciones desde otros sitios (como en el caso anterior) y elaborar y enviar el mensaje desde este programa.
* Base de dades per a gestionar un servei d’inserció laboral
Pides una base de datos “económica” para gestionar los usuarios de vuestro servicio de inserción laboral. Lo de económica depende de varios factores:
1) Coste de licencia: es lo que debes pagar para poder usar un determinado software, en este caso una base de datos. Lo fija el fabricante.
Las herramientas de software libre no tienen coste de licencia (ejemplos que ya te han dado: MySql, PostgreSql… También tienes Base, que forma parte de OpenOffice).
Algunas bases de datos no libres pueden tener licencias de uso gratuitas (como el SQL Server 2008 Express que también te han recomendado).
Otras bases de datos (por ejemplo, la muy conocida MS Access) sí tiene un coste de licencia (dependiendo de la versión de MS Office que utilices).
2) Coste de desarrollo: todas las bases de datos mencionadas hasta ahora són más o menos baratas o gratuitas, pero son sólo el marco de trabajo. Después deberás diseñar la herramienta que propiamente necesites. ¿Quién la desarrollará? ¿Una empresa, voluntari@s, vuestro propio equipo técnico? El desarrollo suele ser la parte más cara (en tiempo, dinero o cómo lo quieras medir) y puede ser muy variable según las necesidades que tengáis en cuanto a funcionalidad.
Aquí tienes varias opciones también: empezar de cero a partir de alguna de las opciones indicadas o bien usar alguna herramienta que ya exista (los CRM libres via web tipo CiviCRM o SugarCRM quizás pudieran ser una buena opción) y asumirla tal cual o adaptarla a tus necesidades.
3) Coste de alojamiento: Si optas por una solución basada en web (hoy en día suele ser lo ideal en la mayor parte de los escenarios de trabajo), deberás contemplar también un coste de alojamiento, que no tiene porqué ser alto, pero que será recurrente mientras la base de datos tenga vida.
En resumen, ten en cuenta todos los factores para tomar la decisión.
Piensa también que requisitos tienes: ¿debe funcionar en un solo ordenador o en varios? ¿necesitas acceso permanente por web? Todo esto también te va a condicionar la elección de la herramienta.
A lo mejor cuentas con un/a voluntari@ que te va a ayuda pero que te desarrollará la herramienta en la tecnología que conozca. Valóralo.
Otro ejemplo: MS Access es de pago pero es una base de datos muy eficiente, que te permite crear herramientas relativamente complejas sin necesidad de ser un genio de la programación (Base supongo que también te lo permite y además es libre, pero no tengo una experiencia comparable que me permita afirmarlo categóricamente). Quizás pagar la licencia te compensa por el poco coste de desarrollo.
David Sánchez ha dit:
23 nov 09 - 17:40Hola Jaume,
Treballo a una fundació a Girona, i he desenvolupat un vertical sobre Sugarcrm per inserció laboral de persones discapacitades i/o altres col·lectius en risc d’exclusió social.
Si t’interessa ens podem conèixer i parlar de possibles col·laboracions.
Gràcies!
David
Jaume Albaigès ha dit:
23 nov 09 - 17:48Hola David,
Gràcies pel teu comentari i benvingut a TecnolONGia. Segur que conèixer el teu treball serà molt interessant. Ens escrivim via mail i en parlem, ok?
D’altra banda, jo de tu miraria de posar-me en contacte directament amb la persona que va formular la pregunta a SolucionesONG. Problablement tindrà molt interès en veure també aquesta aplicació que has desenvolupat i potser en surt alguna cosa a benefici de tots dos.
Una abraçada,
Oriol ha dit:
24 nov 09 - 13:45También existe Socius:
http://www.baarasoft.com/socius.htm
Posibilita enviar Newsletter de manera fácil a todos los socios. Solamente se diseña una página web y se copia el código HTML en su Editor de Correo y se envia a todos los socios de la asociación.
Jaume Albaigès ha dit:
24 nov 09 - 13:57Hola Oriol,
Gràcies per la teva aportació i benvingut a TecnolONGia.
Tot i que no l’he feta servir mai, conec l’existència de Socius des de fa temps (de fet, a TecnolONGia ens vam fer ressò de l’aparició de la versió 2.0, mesos enrere).
Entenc que l’opció de fer servir Socius per a enviament de butlletins és especialment rellevant per a les entitats que ja fan servir aquesta eina com a base de dades de gestió dels seus socis i donants. Creus que pot ser interessant (i eficient) la seva utilització únicament per a aquesta finalitat comunicativa? En aquest cas, és fàcil importar llistats de socis o adreces de forma regular?
Gràcies,
Oriol ha dit:
25 nov 09 - 9:08Per importar hi ha les opcions en format Text i XML i és pot importar a tots el mòduls del programari: socis, simpatitzans, monitors, etc, etc…
Ho més logic és utilitzar tot el programari per gestionar l’associació, però l’opció d’enviament de correu està disponible si només es vol servir per aquesta finalitat.
El problema és que es pot tenir molta informació dispersa si s’utilitzen diferentes eines.
Jaume Albaigès ha dit:
25 nov 09 - 9:57Sí, Oriol, jo també sóc partidari de fer servir les mínimes eines possibles, però ho preguntava assumint que moltes organitzacions poden estar fent servir altres aplicacions per a fer la gestió bàsica de contactes i no tinguin interès de canviar completament de solució però potser sí d’aprofitar alguna característica concreta com, en aquest cas, l’enviament de butlletins.
Oriol ha dit:
25 nov 09 - 12:24Una altra cosa que sempre observo és que si es parla de Bases de Dades de pagament sempre s’anomena MS Acces.
Al mercat també tenim FileMaker o 4th Dimension. Crec que les dues tenen preus especials per ONG. Ara no recordo, però alguna de les dues comentades tenía la versió estandard gratis. Caldria preguntar.
El gran problema de les bases de dades es el temps que cal invertir en programació i en aprenentatge.
Jaume Albaigès ha dit:
25 nov 09 - 12:33Cert, Oriol, Access no és l’única opció de pagament. Sobre les altres opcions que indiques, crec que, costos directes de llicències i similars a banda, el fet que siguin d’ús minoritari en comparació amb altres SGBDR lliures o més extesos (com l’Access) és un handicap de cara a la seva recomanació a organitzacions socials. Sovint, tot i que s’assumeixi un primer cost de desenvolupament, les entitats intenten buscar voluntaris que en facin el manteniment, etc. Desenvolupar en tecnologies minoritàries i poc obertes no és, probablement, la millor opció en aquests casos.
Oriol ha dit:
25 nov 09 - 13:34Sempre seràn minoritaris si només es parla de MS Acces!!!
4th Dimension és minoritari a Espanya i és un entorn molt potent però no es fàcil.
FileMaker és més senzill que MS Acces i la corba d’aprenentatge es molt petita. També es multiplataforma: Windows, Linux i Mac.
I en el món de les associacions (sobretot les petites associacions) i les noves tecnologies tot està per fer. Sobre els voluntaris, malauradament la bona voluntat no és suficient… A vegades és un problema.