Excel no es una buena base de datos de donantes (Idealware)

Idealware

“Es r√°pido, sencillo y ya lo tienes. Excel parece una gran herramienta para gestionar los datos de socios y donantes. Pero al√©jate de la hoja de c√°lculo: hay muchas razones por las cuales no es una buena idea usarla”.

As√≠ empieza el art√≠culo Back Away From That Spreadsheet: Why Excel Isn’t a Donor Database publicado por Idealwareya os habl√© de este web de los EE.UU. que analiza y difunde software orientado a las ONL. A partir de ahora intentar√© seguirlo m√°s de cerca y recomendaros espec√≠ficamente algunos de sus contenidos. hace unos d√≠as. Tiempo atr√°s

Y empiezo por este art√≠culo sobre Excel y bases de datos, todo un cl√°sico. :-) La idea que Excel no es una herramienta para crear bases de datos dir√≠a que ya es ampliamente conocida y compartida en teor√≠a, pero quiz√°s no del todo entendida, si tenemos en cuenta la gran cantidad de organizaciones que todav√≠a tienen la mayor parte de sus listados de todo tipo en hojas de c√°lculo. El art√≠culo se centra en la cuesti√≥n de los donantes (money is money, y en esto estamos a a√Īos luz del mundo anglosaj√≥n) pero se podr√≠a aplicar a cualquier otro concepto.

Aun cuando os recomiendo la lectura íntegra del artículo (en inglés), os dejo cuatro ideas básicas:

1. Excel almacena la información en lo que denominaríamos un archivo plano, sin posibilidad de relacionar (fácilmente) los datos. Por ejemplo, como cuando desearíamos que un registro (un donante) estuviera vinculado con otros (sus donaciones).

2. Excel no ofrece herramientas adecuadas para gestionar la informaci√≥n de forma eficiente… (A modo de ejemplo, cuando queremos incorporar una nueva donaci√≥n de una persona que ya tenemos registrada estamos obligados a a√Īadir una nueva columna para la donaci√≥n o una nueva fila para el donante. A√Īadir una nueva columna dificulta la totalizaci√≥n y a√Īadir una nueva fila complica la posibilidad de usar la tabla para hacer un mailing.).

3. … ni de manera segura (no es evidente proteger / desproteger el espacio que puede ser utilizado / modificado por los usuarios, no hay herramientas suficientemente completas para garantizar la integridad de los datos, etc.).

4. Cuando la tabla de datos crece hasta ciertas dimensiones, se vuelve pr√°cticamente ingestionable.

A las ideas que el texto ofrece querr√≠a a√Īadir un elemento que tampoco es original: el del coste. A menudo las entidades afirman estar de acuerdo con todo lo que hemos dicho pero justifican el hecho de no cambiar de herramienta por falta de presupuesto. Contra esta idea, y sin tener en cuenta la posibilidad de usar herramientas libres, est√° m√°s que demostrado que las horas invertidas a la larga en la gesti√≥n y explotaci√≥n de una herramienta inadecuada superan con creces el m√°s caro de los presupuestos.

7 comentarios en “Excel no es una buena base de datos de donantes (Idealware)”

  1. Angel ha dicho:

    27 Ago 09 - 13:37

    Conocí una ONG que gestionaba su pograma de apadrinamientos con un programa llamado Filemaker, en un Mac. Sólo una persona sabía utilizarlo lo cual les generaba una dependencia horrible de esa persona que abusaba de ese poder. Excell en cambio lo maneja todo el mundo.

  2. Jaume Albaigès ha dicho:

    27 Ago 09 - 14:37

    Hola √Āngel,

    Gracias por tu comentario y bienvenido a TecnolONGia.

    En el caso que citas, me imagino que la dependencia no estaba propiamente en el uso, sino en el dise√Īo / programaci√≥n de la herramienta (Filemaker no es m√°s que una especie de Access, simplificando para entendernos). El uso como tal no deber√≠a ser mucho m√°s complicado que el de cualquiera de las decenas de aplicaciones que usamos habitualmente, a no ser que no estuviera bien dise√Īada.

    Optar por Excel como base de datos (¬°ox√≠moron!) simplemente por una cuesti√≥n de uso no tiene sentido. Entre otras cosas porque no podr√°s hacer gran cosa con √©l a no ser que alguien muy entendido te programe un mont√≥n de macros que al final te van salir m√°s caras y feas que si utilizaras una base de datos o aplicaci√≥n espec√≠fica. Y adem√°s igualmente “caer√°s en la dependencia” de esa persona.

    Así que me parece que tu apreciación no es del todo correcta, a pesar de que deberíamos conocer algo más acerca del caso concreto para valorarlo con precisión.

    En cuanto a lo que Excel lo maneja todo el mundo, pues bueno, m√°s o menos. La mayor parte de los usuarios hacen un uso muy b√°sico del mismo, con lo que, como dec√≠a, dise√Īar una herramienta que sea algo m√°s que una tabla plana de datos es algo que poca gente sabe hacer.

    Finalmente un apunte más general respecto del tema de la dependencia. La independencia absoluta no existe, ni en tecnología ni en cualquier otro tema. Por supuesto que las organizaciones pueden y deben tratar de limitar esa dependencia, pero tengamos claro que no es un absoluto. Pero bueno, eso daría para otro post. :-)

    ¬°Saludos!

  3. Angel ha dicho:

    02 Sep 09 - 12:02

    Hola Jaume,

    Tan s√≥lo quer√≠a destacar alguna ventaja de usar excell ya que t√ļ te has ocupado de los inconvenientes. Actepo tus conjeturas.
    Gracias por darme la bienvenida, aunque realmente ya hace bastantes meses que leo tu blog. Yo acabo de aventurarme a crear mi propio blog también sobre entidades del tercer sector: http://tecnicodeproyectos.com

    Saludos cordiales

  4. Jaume Albaigès ha dicho:

    02 Sep 09 - 12:28

    Saludos de nuevo, √Āngel. ¬°Qu√© bueno saber que alguien me lee con cierta fidelidad! :-) Gracias de nuevo.

    La intención del artículo de Idealware y de mis reflexiones complementarias era destacar las limitaciones que una hoja de cálculo tiene para determinados usos y apuntar la idea de que las organizaciones deben saber que existen maneras de trabajar y herramientas que les permiten ser más eficientes y gestionar mejor y más estratégicamente la información que recopilan.

    Por lo demás, por supuesto que las hojas de cálculo (Excel entre ellas) posibilitan muchísimos usos y aplicaciones. Yo mismo soy un gran usuario.

    ¡Felicidades por tu estreno bloguero! Luego me paso por allí.

  5. Pitu Sabadí ha dicho:

    10 Ene 10 - 13:08

    Bàsicament Excel no és una bona opció perquè no és un Sistema Gestor de Bases de Dades. Per més que tothom (o molta gent) el sàpiga fer funcionar, no ens serveix per a fer-ne la gestió de manera eficient.
    En una assignatura de Base de Dades de la Universitat ens van donar una transpar√®ncia on ens mostrava tots (o gran part) de les limitacions que ens d√≥na usar un full de c√†lculs com a SGBD. Un dels que pot ser m√©s rellevant √©s la manca d’eines per fer un SELECT a dins la informaci√≥ que hi ha guardada. Si aix√≤ ja no es pot fer, imagineu-vos la gran quantitat d’opcions que ens queden buides.

  6. Jaume Albaigès ha dicho:

    12 Ene 10 - 18:06

    Hola Pitu,

    Benvingut a TecnolONGia i gràcies pel teu comentari.

    D’alguna manera Excel s√≠ que permet recuperar dades que verifiquin determinats criteris (podem aplicar autofiltres, podem fer cerques amb f√≥rmules m√©s o menys complexes, etc.), que seria la base d’un Select, per√≤ la cosa deixa de funcionar a la m√≠nima que necessitem relacionar dades.

    Aix√≤ que sembla tan evident per a alg√ļ que ha estudiat una mica sobre el tema a voltes resulta dif√≠cil d’entendre o de fer entendre al p√ļblic prof√† de les ONL. Per√≤ per aix√≤ estem… :-)

  7. » Arxiu ha dicho:

    30 Dic 11 - 15:47

    [...] Excel no és una bona base de dades de donants (Idealware) [...]


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