Excel no es una buena base de datos de donantes (Idealware)
“Es rápido, sencillo y ya lo tienes. Excel parece una gran herramienta para gestionar los datos de socios y donantes. Pero aléjate de la hoja de cálculo: hay muchas razones por las cuales no es una buena idea usarla”.
Así empieza el artículo Back Away From That Spreadsheet: Why Excel Isn’t a Donor Database publicado por Idealwareya os hablé de este web de los EE.UU. que analiza y difunde software orientado a las ONL. A partir de ahora intentaré seguirlo más de cerca y recomendaros específicamente algunos de sus contenidos. hace unos días. Tiempo atrás
Y empiezo por este artículo sobre Excel y bases de datos, todo un clásico. 
La idea que Excel no es una herramienta para crear bases de datos diría que ya es ampliamente conocida y compartida en teoría, pero quizás no del todo entendida, si tenemos en cuenta la gran cantidad de organizaciones que todavía tienen la mayor parte de sus listados de todo tipo en hojas de cálculo. El artículo se centra en la cuestión de los donantes (money is money, y en esto estamos a años luz del mundo anglosajón) pero se podría aplicar a cualquier otro concepto.
Aun cuando os recomiendo la lectura íntegra del artículo (en inglés), os dejo cuatro ideas básicas:
1. Excel almacena la información en lo que denominaríamos un archivo plano, sin posibilidad de relacionar (fácilmente) los datos. Por ejemplo, como cuando desearíamos que un registro (un donante) estuviera vinculado con otros (sus donaciones).
2. Excel no ofrece herramientas adecuadas para gestionar la información de forma eficiente… (A modo de ejemplo, cuando queremos incorporar una nueva donación de una persona que ya tenemos registrada estamos obligados a añadir una nueva columna para la donación o una nueva fila para el donante. Añadir una nueva columna dificulta la totalización y añadir una nueva fila complica la posibilidad de usar la tabla para hacer un mailing.).
3. … ni de manera segura (no es evidente proteger / desproteger el espacio que puede ser utilizado / modificado por los usuarios, no hay herramientas suficientemente completas para garantizar la integridad de los datos, etc.).
4. Cuando la tabla de datos crece hasta ciertas dimensiones, se vuelve prácticamente ingestionable.
A las ideas que el texto ofrece querría añadir un elemento que tampoco es original: el del coste. A menudo las entidades afirman estar de acuerdo con todo lo que hemos dicho pero justifican el hecho de no cambiar de herramienta por falta de presupuesto. Contra esta idea, y sin tener en cuenta la posibilidad de usar herramientas libres, está más que demostrado que las horas invertidas a la larga en la gestión y explotación de una herramienta inadecuada superan con creces el más caro de los presupuestos.
Angel ha dicho:
27 Ago 09 - 13:37Conocí una ONG que gestionaba su pograma de apadrinamientos con un programa llamado Filemaker, en un Mac. Sólo una persona sabía utilizarlo lo cual les generaba una dependencia horrible de esa persona que abusaba de ese poder. Excell en cambio lo maneja todo el mundo.
Jaume Albaigès ha dicho:
27 Ago 09 - 14:37Hola Ángel,
Gracias por tu comentario y bienvenido a TecnolONGia.
En el caso que citas, me imagino que la dependencia no estaba propiamente en el uso, sino en el diseño / programación de la herramienta (Filemaker no es más que una especie de Access, simplificando para entendernos). El uso como tal no debería ser mucho más complicado que el de cualquiera de las decenas de aplicaciones que usamos habitualmente, a no ser que no estuviera bien diseñada.
Optar por Excel como base de datos (¡oxímoron!) simplemente por una cuestión de uso no tiene sentido. Entre otras cosas porque no podrás hacer gran cosa con él a no ser que alguien muy entendido te programe un montón de macros que al final te van salir más caras y feas que si utilizaras una base de datos o aplicación específica. Y además igualmente “caerás en la dependencia” de esa persona.
Así que me parece que tu apreciación no es del todo correcta, a pesar de que deberíamos conocer algo más acerca del caso concreto para valorarlo con precisión.
En cuanto a lo que Excel lo maneja todo el mundo, pues bueno, más o menos. La mayor parte de los usuarios hacen un uso muy básico del mismo, con lo que, como decía, diseñar una herramienta que sea algo más que una tabla plana de datos es algo que poca gente sabe hacer.
Finalmente un apunte más general respecto del tema de la dependencia. La independencia absoluta no existe, ni en tecnología ni en cualquier otro tema. Por supuesto que las organizaciones pueden y deben tratar de limitar esa dependencia, pero tengamos claro que no es un absoluto. Pero bueno, eso daría para otro post.
¡Saludos!
Angel ha dicho:
02 Sep 09 - 12:02Hola Jaume,
Tan sólo quería destacar alguna ventaja de usar excell ya que tú te has ocupado de los inconvenientes. Actepo tus conjeturas.
Gracias por darme la bienvenida, aunque realmente ya hace bastantes meses que leo tu blog. Yo acabo de aventurarme a crear mi propio blog también sobre entidades del tercer sector: http://tecnicodeproyectos.com
Saludos cordiales
Jaume Albaigès ha dicho:
02 Sep 09 - 12:28Saludos de nuevo, Ángel. ¡Qué bueno saber que alguien me lee con cierta fidelidad!
Gracias de nuevo.
La intención del artículo de Idealware y de mis reflexiones complementarias era destacar las limitaciones que una hoja de cálculo tiene para determinados usos y apuntar la idea de que las organizaciones deben saber que existen maneras de trabajar y herramientas que les permiten ser más eficientes y gestionar mejor y más estratégicamente la información que recopilan.
Por lo demás, por supuesto que las hojas de cálculo (Excel entre ellas) posibilitan muchísimos usos y aplicaciones. Yo mismo soy un gran usuario.
¡Felicidades por tu estreno bloguero! Luego me paso por allí.
Pitu Sabadí ha dicho:
10 Ene 10 - 13:08Bàsicament Excel no és una bona opció perquè no és un Sistema Gestor de Bases de Dades. Per més que tothom (o molta gent) el sàpiga fer funcionar, no ens serveix per a fer-ne la gestió de manera eficient.
En una assignatura de Base de Dades de la Universitat ens van donar una transparència on ens mostrava tots (o gran part) de les limitacions que ens dóna usar un full de càlculs com a SGBD. Un dels que pot ser més rellevant és la manca d’eines per fer un SELECT a dins la informació que hi ha guardada. Si això ja no es pot fer, imagineu-vos la gran quantitat d’opcions que ens queden buides.
Jaume Albaigès ha dicho:
12 Ene 10 - 18:06Hola Pitu,
Benvingut a TecnolONGia i gràcies pel teu comentari.
D’alguna manera Excel sí que permet recuperar dades que verifiquin determinats criteris (podem aplicar autofiltres, podem fer cerques amb fórmules més o menys complexes, etc.), que seria la base d’un Select, però la cosa deixa de funcionar a la mínima que necessitem relacionar dades.
Això que sembla tan evident per a algú que ha estudiat una mica sobre el tema a voltes resulta difícil d’entendre o de fer entendre al públic profà de les ONL. Però per això estem…
» Arxiu ha dicho:
30 Dic 11 - 15:47[...] Excel no és una bona base de dades de donants (Idealware) [...]