Excel no és una bona base de dades de donants (Idealware)

Idealware“√Čs r√†pid, senzill i ja el tens. Excel sembla una gran eina per gestionar les dades de socis i donants. Per√≤ allunya’t del full de c√†lcul: hi ha una pila de raons per les quals no √©s una bona idea fer-lo servir”.

Aix√≠ comen√ßa l’article Back Away From That Spreadsheet: Why Excel Isn’t a Donor Database publicat per Idealware fa uns dies. Temps enrera ja us vaig parlar d’aquest web dels EUA que analitza i difon programari orientat a les ONL. A partir d’ara intentar√© fer-ne un seguiment m√©s proper i recomanar-vos espec√≠ficament alguns dels seus continguts.

I comen√ßo per aquest article sobre Excel i bases de dades, tot un cl√†ssic. :-) La idea que Excel no √©s una eina per a crear bases de dades diria que ja √©s √†mpliament coneguda i compartida en teoria, per√≤ potser no del tot entesa, si tenim en compte la gran quantitat d’organitzacions que encara tenen la major part dels seus llistats diversos en fulls de c√†lcul. L’article es centra en la q√ľesti√≥ dels donants (la pela √©s la pela, i en aix√≤ estem a anys llum del m√≥n anglosax√≥) per√≤ es podria aplicar a qualsevol altre concepte.

Tot i que us recomano la lectura √≠ntegra de l’article (en angl√®s), us en deixo quatre idees b√†siques:

1. Excel emmagatzema la informació en el que anomenaríem un arxiu pla, sense possibilitat de relacionar (fàcilment) les dades. Per exemple, com quan un registre (un donant) voldríem que estés lligat amb altres (les seves donacions).

2. Excel no ofereix eines adequades per a gestionar la informaci√≥ de forma eficient… (A tall d’exemple, quan volem incorporar una nova donaci√≥ d’una persona que ja tenim registrada estem obligats a afegir una nova columna per la donaci√≥ o una nova fila pel donant. Afegir una nova columna dificulta la totalitzaci√≥ i afegir una nova fila complica la possibilitat de fer servir la taula per a fer un mailing.)

3. … ni de manera segura (no √©s evident protegir / desprotegir l’espai que pot ser utilitzat / modificat pels usuaris, no hi ha eines suficientment completes per a garantir la integritat de les dades, etc.).

4. Quan la taula de dades creix fins a certes dimensions, esdevé pràcticament ingestionable.

A les idees que el text ofereix voldria afegir-hi un element que tampoc √©s original: el del cost. Sovint les entitats afirmen estar d’acord amb tot el que hem dit per√≤ justifiquen el fet de no canviar d’eina per manca de pressupost. Contra aquesta idea, i sense tenir en compte la possibilitat de fer servir eines lliures, est√† m√©s que demostrat que les hores invertides a la llarga en la gesti√≥ i explotaci√≥ d’una eina inadequada superen amb escreix el m√©s car dels pressupostos.

7 comentaris a “Excel no √©s una bona base de dades de donants (Idealware)”

  1. Angel ha dit:

    27 ago 09 - 13:37

    Conocí una ONG que gestionaba su pograma de apadrinamientos con un programa llamado Filemaker, en un Mac. Sólo una persona sabía utilizarlo lo cual les generaba una dependencia horrible de esa persona que abusaba de ese poder. Excell en cambio lo maneja todo el mundo.

  2. Jaume Albaigès ha dit:

    27 ago 09 - 14:37

    Hola √Āngel,

    Gracias por tu comentario y bienvenido a TecnolONGia.

    En el caso que citas, me imagino que la dependencia no estaba propiamente en el uso, sino en el dise√Īo / programaci√≥n de la herramienta (Filemaker no es m√°s que una especie de Access, simplificando para entendernos). El uso como tal no deber√≠a ser mucho m√°s complicado que el de cualquiera de las decenas de aplicaciones que usamos habitualmente, a no ser que no estuviera bien dise√Īada.

    Optar por Excel como base de datos (¬°ox√≠moron!) simplemente por una cuesti√≥n de uso no tiene sentido. Entre otras cosas porque no podr√°s hacer gran cosa con √©l a no ser que alguien muy entendido te programe un mont√≥n de macros que al final te van salir m√°s caras y feas que si utilizaras una base de datos o aplicaci√≥n espec√≠fica. Y adem√°s igualmente “caer√°s en la dependencia” de esa persona.

    Así que me parece que tu apreciación no es del todo correcta, a pesar de que deberíamos conocer algo más acerca del caso concreto para valorarlo con precisión.

    En cuanto a lo que Excel lo maneja todo el mundo, pues bueno, m√°s o menos. La mayor parte de los usuarios hacen un uso muy b√°sico del mismo, con lo que, como dec√≠a, dise√Īar una herramienta que sea algo m√°s que una tabla plana de datos es algo que poca gente sabe hacer.

    Finalmente un apunte más general respecto del tema de la dependencia. La independencia absoluta no existe, ni en tecnología ni en cualquier otro tema. Por supuesto que las organizaciones pueden y deben tratar de limitar esa dependencia, pero tengamos claro que no es un absoluto. Pero bueno, eso daría para otro post. :-)

    ¬°Saludos!

  3. Angel ha dit:

    02 set 09 - 12:02

    Hola Jaume,

    Tan s√≥lo quer√≠a destacar alguna ventaja de usar excell ya que t√ļ te has ocupado de los inconvenientes. Actepo tus conjeturas.
    Gracias por darme la bienvenida, aunque realmente ya hace bastantes meses que leo tu blog. Yo acabo de aventurarme a crear mi propio blog también sobre entidades del tercer sector: http://tecnicodeproyectos.com

    Saludos cordiales

  4. Jaume Albaigès ha dit:

    02 set 09 - 12:28

    Saludos de nuevo, √Āngel. ¬°Qu√© bueno saber que alguien me lee con cierta fidelidad! :-) Gracias de nuevo.

    La intención del artículo de Idealware y de mis reflexiones complementarias era destacar las limitaciones que una hoja de cálculo tiene para determinados usos y apuntar la idea de que las organizaciones deben saber que existen maneras de trabajar y herramientas que les permiten ser más eficientes y gestionar mejor y más estratégicamente la información que recopilan.

    Por lo demás, por supuesto que las hojas de cálculo (Excel entre ellas) posibilitan muchísimos usos y aplicaciones. Yo mismo soy un gran usuario.

    ¡Felicidades por tu estreno bloguero! Luego me paso por allí.

  5. Pitu Sabadí ha dit:

    10 gen 10 - 13:08

    Bàsicament Excel no és una bona opció perquè no és un Sistema Gestor de Bases de Dades. Per més que tothom (o molta gent) el sàpiga fer funcionar, no ens serveix per a fer-ne la gestió de manera eficient.
    En una assignatura de Base de Dades de la Universitat ens van donar una transpar√®ncia on ens mostrava tots (o gran part) de les limitacions que ens d√≥na usar un full de c√†lculs com a SGBD. Un dels que pot ser m√©s rellevant √©s la manca d’eines per fer un SELECT a dins la informaci√≥ que hi ha guardada. Si aix√≤ ja no es pot fer, imagineu-vos la gran quantitat d’opcions que ens queden buides.

  6. Jaume Albaigès ha dit:

    12 gen 10 - 18:06

    Hola Pitu,

    Benvingut a TecnolONGia i gràcies pel teu comentari.

    D’alguna manera Excel s√≠ que permet recuperar dades que verifiquin determinats criteris (podem aplicar autofiltres, podem fer cerques amb f√≥rmules m√©s o menys complexes, etc.), que seria la base d’un Select, per√≤ la cosa deixa de funcionar a la m√≠nima que necessitem relacionar dades.

    Aix√≤ que sembla tan evident per a alg√ļ que ha estudiat una mica sobre el tema a voltes resulta dif√≠cil d’entendre o de fer entendre al p√ļblic prof√† de les ONL. Per√≤ per aix√≤ estem… :-)

  7. » Arxiu ha dit:

    30 des 11 - 15:47

    [...] Excel no és una bona base de dades de donants (Idealware) [...]


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