Excel no és una bona base de dades de donants (Idealware)

Jaume Albaigès 25 agost 2009 Articles, Pràctiques millorables 7 comentaris

Idealware“És ràpid, senzill i ja el tens. Excel sembla una gran eina per gestionar les dades de socis i donants. Però allunya’t del full de càlcul: hi ha una pila de raons per les quals no és una bona idea fer-lo servir”.

Així comença l’article Back Away From That Spreadsheet: Why Excel Isn’t a Donor Database publicat per Idealware fa uns dies. Temps enrera ja us vaig parlar d’aquest web dels EUA que analitza i difon programari orientat a les ONL. A partir d’ara intentaré fer-ne un seguiment més proper i recomanar-vos específicament alguns dels seus continguts.

I començo per aquest article sobre Excel i bases de dades, tot un clàssic. :-) La idea que Excel no és una eina per a crear bases de dades diria que ja és àmpliament coneguda i compartida en teoria, però potser no del tot entesa, si tenim en compte la gran quantitat d’organitzacions que encara tenen la major part dels seus llistats diversos en fulls de càlcul. L’article es centra en la qüestió dels donants (la pela és la pela, i en això estem a anys llum del món anglosaxó) però es podria aplicar a qualsevol altre concepte.

Tot i que us recomano la lectura íntegra de l’article (en anglès), us en deixo quatre idees bàsiques:

1. Excel emmagatzema la informació en el que anomenaríem un arxiu pla, sense possibilitat de relacionar (fàcilment) les dades. Per exemple, com quan un registre (un donant) voldríem que estés lligat amb altres (les seves donacions).

2. Excel no ofereix eines adequades per a gestionar la informació de forma eficient… (A tall d’exemple, quan volem incorporar una nova donació d’una persona que ja tenim registrada estem obligats a afegir una nova columna per la donació o una nova fila pel donant. Afegir una nova columna dificulta la totalització i afegir una nova fila complica la possibilitat de fer servir la taula per a fer un mailing.)

3. … ni de manera segura (no és evident protegir / desprotegir l’espai que pot ser utilitzat / modificat pels usuaris, no hi ha eines suficientment completes per a garantir la integritat de les dades, etc.).

4. Quan la taula de dades creix fins a certes dimensions, esdevé pràcticament ingestionable.

A les idees que el text ofereix voldria afegir-hi un element que tampoc és original: el del cost. Sovint les entitats afirmen estar d’acord amb tot el que hem dit però justifiquen el fet de no canviar d’eina per manca de pressupost. Contra aquesta idea, i sense tenir en compte la possibilitat de fer servir eines lliures, està més que demostrat que les hores invertides a la llarga en la gestió i explotació d’una eina inadequada superen amb escreix el més car dels pressupostos.

Per a seguir els comentaris subscriu-te al fil RSS 2.0. Pots deixar un comentari o fer un retroenllaç des del teu web.

7 comentaris a “Excel no és una bona base de dades de donants (Idealware)”

  1. Angel ha dit:

    27 ago 09 - 13:37

    Conocí una ONG que gestionaba su pograma de apadrinamientos con un programa llamado Filemaker, en un Mac. Sólo una persona sabía utilizarlo lo cual les generaba una dependencia horrible de esa persona que abusaba de ese poder. Excell en cambio lo maneja todo el mundo.

  2. Jaume Albaigès ha dit:

    27 ago 09 - 14:37

    Hola Ángel,

    Gracias por tu comentario y bienvenido a TecnolONGia.

    En el caso que citas, me imagino que la dependencia no estaba propiamente en el uso, sino en el diseño / programación de la herramienta (Filemaker no es más que una especie de Access, simplificando para entendernos). El uso como tal no debería ser mucho más complicado que el de cualquiera de las decenas de aplicaciones que usamos habitualmente, a no ser que no estuviera bien diseñada.

    Optar por Excel como base de datos (¡oxímoron!) simplemente por una cuestión de uso no tiene sentido. Entre otras cosas porque no podrás hacer gran cosa con él a no ser que alguien muy entendido te programe un montón de macros que al final te van salir más caras y feas que si utilizaras una base de datos o aplicación específica. Y además igualmente “caerás en la dependencia” de esa persona.

    Así que me parece que tu apreciación no es del todo correcta, a pesar de que deberíamos conocer algo más acerca del caso concreto para valorarlo con precisión.

    En cuanto a lo que Excel lo maneja todo el mundo, pues bueno, más o menos. La mayor parte de los usuarios hacen un uso muy básico del mismo, con lo que, como decía, diseñar una herramienta que sea algo más que una tabla plana de datos es algo que poca gente sabe hacer.

    Finalmente un apunte más general respecto del tema de la dependencia. La independencia absoluta no existe, ni en tecnología ni en cualquier otro tema. Por supuesto que las organizaciones pueden y deben tratar de limitar esa dependencia, pero tengamos claro que no es un absoluto. Pero bueno, eso daría para otro post. :-)

    ¡Saludos!

  3. Angel ha dit:

    02 set 09 - 12:02

    Hola Jaume,

    Tan sólo quería destacar alguna ventaja de usar excell ya que tú te has ocupado de los inconvenientes. Actepo tus conjeturas.
    Gracias por darme la bienvenida, aunque realmente ya hace bastantes meses que leo tu blog. Yo acabo de aventurarme a crear mi propio blog también sobre entidades del tercer sector: http://tecnicodeproyectos.com

    Saludos cordiales

  4. Jaume Albaigès ha dit:

    02 set 09 - 12:28

    Saludos de nuevo, Ángel. ¡Qué bueno saber que alguien me lee con cierta fidelidad! :-) Gracias de nuevo.

    La intención del artículo de Idealware y de mis reflexiones complementarias era destacar las limitaciones que una hoja de cálculo tiene para determinados usos y apuntar la idea de que las organizaciones deben saber que existen maneras de trabajar y herramientas que les permiten ser más eficientes y gestionar mejor y más estratégicamente la información que recopilan.

    Por lo demás, por supuesto que las hojas de cálculo (Excel entre ellas) posibilitan muchísimos usos y aplicaciones. Yo mismo soy un gran usuario.

    ¡Felicidades por tu estreno bloguero! Luego me paso por allí.

  5. Pitu Sabadí ha dit:

    10 gen 10 - 13:08

    Bàsicament Excel no és una bona opció perquè no és un Sistema Gestor de Bases de Dades. Per més que tothom (o molta gent) el sàpiga fer funcionar, no ens serveix per a fer-ne la gestió de manera eficient.
    En una assignatura de Base de Dades de la Universitat ens van donar una transparència on ens mostrava tots (o gran part) de les limitacions que ens dóna usar un full de càlculs com a SGBD. Un dels que pot ser més rellevant és la manca d’eines per fer un SELECT a dins la informació que hi ha guardada. Si això ja no es pot fer, imagineu-vos la gran quantitat d’opcions que ens queden buides.

  6. Jaume Albaigès ha dit:

    12 gen 10 - 18:06

    Hola Pitu,

    Benvingut a TecnolONGia i gràcies pel teu comentari.

    D’alguna manera Excel sí que permet recuperar dades que verifiquin determinats criteris (podem aplicar autofiltres, podem fer cerques amb fórmules més o menys complexes, etc.), que seria la base d’un Select, però la cosa deixa de funcionar a la mínima que necessitem relacionar dades.

    Això que sembla tan evident per a algú que ha estudiat una mica sobre el tema a voltes resulta difícil d’entendre o de fer entendre al públic profà de les ONL. Però per això estem… :-)

  7. » Arxiu ha dit:

    30 des 11 - 15:47

    [...] Excel no és una bona base de dades de donants (Idealware) [...]

Deixa un comentari