Invitar a un ponente con eficiencia y elegancia

Aviso: este art√≠culo se escapa del √°mbito tem√°tico habitual del blog. De todas formas, espero que os pueda ser √ļtil a todas las entidades e instituciones que organiz√°is eventos con ponentes.

Como ya sabéis los que seguís este blog, dedico una parte de mi tiempo a tareas divulgativas y de formación sobre todo lo que tiene que ver con la tecnología y las ONL. Con cierta frecuencia, pues, recibo solicitudes diversas (¡que siempre hacen ilusión! ;-) ) para participar en eventos y actividades como ponente, dinamizador, formador o el papel que en su caso proceda.

A veces, sobre todo cuando la entidad convocante ya tiene una cierta experiencia en organizaci√≥n de eventos, las cosas son muy sencillas, pero en otras ocasiones la gesti√≥n que acompa√Īa el proceso se desborda, fruto de din√°micas poco eficientes, de falta de sistematizaci√≥n o de falta de sensibilidad. Es por eso que he decidido escribir este art√≠culo, con la intenci√≥n de que todos juntos aprendamos a gestionar mejor estas situaciones, lo que beneficiar√° a ambas partes, convocantes y convocados.

1. Concretad la demanda.

Normalmente, cuando habéis pensado en alguien ya habéis pensado también qué queréis de ese alguien. Comunicádselo con el mayor detalle posible desde el primer momento: fechas, horarios, lugares, formatos, duraciones, temáticas, materiales, etc. Cuanto más concreta sea la información que facilitéis más rápidamente os entenderéis, os pondréis de acuerdo (o veréis que no es posible) y podréis empezar a trabajar en lo que realmente cuenta, que es el contenido de la sesión, del curso, etc.

De acuerdo, a veces s√≥lo sab√©is que os apetece invitar a alguien a hacer algo, pero no ten√©is un esquema predefinido y o prefer√≠s hablarlo y valorar diferentes opciones. Esto es perfectamente leg√≠timo, pero intentad que estos preliminares no sean un interminable “ok, lo vamos hablando”.

2. Facilitad la gestión de la logística.

A menudo la participación en un evento supone el desplazamiento del ponente fuera de su lugar habitual de residencia. Explicad al ponente si de la gestión del desplazamiento (compra de billetes, reserva de hotel, etc.) os encargáis vosotros o deberá hacerlo él. Si os corresponde a vosotros, llegado el momento, proponedle las diferentes opciones de desplazamiento existentes o sugeridle que os diga cuál es la combinación que prefiere.

3. Que no os tengan que preguntar por el dinero.

Si formuláis  una propuesta de colaboración debéis decir desde el primer momento qué remuneración ofrecéis (caso típico en escuelas de formación o en actos en los que participan varios ponentes) o en su caso pedirle al ponente cuáles son sus honorarios. Después se llegará a un acuerdo o no, pero no podéis plantear la propuesta sin comentar este tema. Y, sobre todo, que el poniente no tenga que hacer el papelón de pedíroslo, es muy desagradable. Por el contrario, si de entrada ya lo decís vosotros transmitiréis elegancia y profesionalidad.

Por otra parte, cuando valoréis presupuestos o propongáis remuneraciones, tened en cuenta todo lo que implica la colaboración que solicitáis. No es lo mismo hacer una intervención de media hora al lado de casa que en la otra punta del país. No es lo mismo tener que prepararla que no hacerlo. No es lo mismo gestionar la logística que que te la gestionen. Etc.

A veces hay organizaciones que por alguna raz√≥n no quieren o no pueden remunerar determinadas colaboraciones. Todo el mundo es libre de hacer lo que le parezca y cada ponente decidir√° si acepta o no participar bajo estas condiciones. En todo caso, si os encontr√°is organizando un acto as√≠ es necesario que de entrada lo dej√©is bien claro, a√ļn con mayor motivo.

4. Pedid de acuerdo con lo que ofrecéis.

La organizaci√≥n y el ponente acuerdan una charla en el marco de una jornada y pactan una remuneraci√≥n ajustada. Cerrado el tema la organizaci√≥n abre la caja de los efectos colaterales: “deber√≠amos vernos unos d√≠as antes para conocernos; nos tendr√≠as que pasar un art√≠culo con el contenido de la charla, que lo publicaremos en no s√© qu√© sitio; deber√°s llevar la factura en mano al registro de no s√© d√≥nde … “. Las posibilidades son infinitas y a menudo acaban provocando que el esfuerzo destinado propiamente a la charla sea el chocolate del loro comparado con el resto. Tratad de ser razonables.

5. Justificación de gastos.

Al margen de la remuneraci√≥n que se establezca por la colaboraci√≥n solicitada, la participaci√≥n en el evento puede suponer una serie de gastos para el ponente. B√°sicamente de desplazamiento, alojamiento y manutenci√≥n. De estos gastos en √ļltima instancia se tiene que hacer cargo la organizaci√≥n, indicando al ponente de qu√© manera deber√° repercutirlos: incluy√©ndolos dentro de la factura de la colaboraci√≥n, rellenando alg√ļn formulario espec√≠fico, etc. Cualquier opci√≥n es v√°lida, pero al igual que en la remuneraci√≥n, mejor que no os lo tengan que preguntar. Y si el ponente debe entregar los comprobantes correspondientes, indicadlo tambi√©n. ¬ŅSe pueden escanear o hay que enviarlos en papel? Etc.

6. ¬ŅY el taxi?

Por otra parte, sed conscientes de que los gastos empiezan, por decirlo de alguna manera, cuando el ponente sale de casa y terminan cuando retorna. “Nosotros nos hacemos cargo de los billetes de avi√≥n, por supuesto”. Muy bien, de acuerdo. Pero a los aeropuertos ¬Ņc√≥mo se va o c√≥mo se vuelve? Hoy en d√≠a no es extra√Īo que globalmente los taxis acaben siendo m√°s caros que los propios vuelos. Particularmente, siempre que puedo opto por usar transporte p√ļblico colectivo, pero no hay en todas partes o no siempre las combinaciones horarias lo hacen razonable. Una vez m√°s, no dej√©is que os pregunten qui√©n pagar√° el taxi, si finalmente hay que usarlo.

7. Mejor una factura que dos.

Repetir una factura tres veces, ahora porque no consta el concepto exacto, ahora porque no hay el código de la partida donde se tiene que  imputar, es una ineficiencia perfectamente evitable. Esta información la sabe la organización, no el ponente. Transmitidla completa y correctamente desde el primer momento: el concepto, si debe incluir o no IVA, etc. Especificad también si la necesitáis en papel o en pdf, firmada o sin firmar, etc. Si hay que enviarla en papel, indicad claramente en qué dirección y a la atención de quien (a menudo no es la misma persona que ha solicitado la colaboración).

Bonus track. Procedimentad, que algo quedar√°.

Tanto si convocáis actos de forma habitual como si no lo hacéis os recomiendo que elaboréis un procedimiento escrito donde recojáis todo lo que se necesita hacer en estos casos. Incluso podéis  tener uno adaptado ya para los ponentes, de forma que la transmisión de la información sea rápida, correcta y lo más completa posible. Os ahorrará tiempo a vosotros y lo haréis ahorrar a vuestros ponentes.

8 comentarios en “Invitar a un ponente con eficiencia y elegancia”

  1. Esther Camu√Īas ha dicho:

    26 Jul 13 - 8:21

    Gracias Jaume por el post. Es muy necesario y preciso para las entidades que organizan eventos. Me alegra que te hayas salido de la línea del blog.
    Quiz√° tambi√©n a√Īadir√≠a, la importancia de definir claramente quien va a ser el/los interlocutor/es con el ponente y comunic√°rselo (para evitar dudas). A veces suele pasar que te llama una persona para invitarte, luego es otra la que se va a poner en contacto contigo para la log√≠stica, incluso el moderador tambi√©n puede llamarte. Y con tantos interlocutores, el ponente no sabe exactamente a quien dirigirse para atender cualquier cuesti√≥n.
    ¬°¬°GRACIAS y BUEN VERANO!!

  2. Jaume Albaigès ha dicho:

    26 Jul 13 - 8:51

    Gracias por tu aportación, Esther. Definir bien la interlocución también es relevante, sin duda. ¡Felices vacaciones!

  3. ismael pe√Īa-l√≥pez ha dicho:

    27 Jul 13 - 11:56

    Osti, quin panxot de riure… de riure en plan “mal de muchos, consuelo de tontos”, est√† clar! :D DD

  4. Sergio ha dicho:

    29 Jul 13 - 16:08

    Post inmediatamente incorporado al “intento de sistematizaci√≥n” para organizar eventos de ESF Galicia ;DDD Muy bueno, Jaume!
    http://esf.gpul.org/index.php?title=Organizaci%C3%B3n_interna/Ferramentas_organizativas/Organizaci%C3%B3n_de_evento_esfeiro

  5. Ramon Noró ha dicho:

    30 Jul 13 - 8:36

    I saber amb qui comparteixes taula ?
    I aquelles taules de 4 o 5 ponents en que es demana que en 1 hora tots expliquin el seu tema i que, a més, quedi un espai pel debat ?
    I aquelles taules, organitzades per contrastar, on en lloc de debat hi ha 100 % d’acord ?

  6. Jaume Albaigès ha dicho:

    30 Jul 13 - 9:41

    Ismael, celebro les rialles… ;-)

    Sergio, gracias, me alegro de que el artículo os sirva. Y gracias también por compartir en abierto vuestra propia guía.

    Ramon, cert, hi ha altres punts a considerar a l’hora de planificar adequadament un esdeveniment. Jo he mirat de centrar-me sobretot en all√≤ que afecta directament el temps que el ponent ha de dedicar a gestionar i preparar la seva intervenci√≥. Per√≤ s√≠, no fa gaire em van convidar a participar en una taula amb 10 participants, sense l√≠mit de temps i 1h30 de durada total, debat incl√≤s… :-D

  7. Noelia @conresortes ha dicho:

    06 Ago 13 - 19:01

    Molt bon article Jaume,

    S√≥n temes que per a la gent que factura ens √©s de calaix per√≤ hi han persones o entitats que, per qu√® no en saben o per qu√® simplement no s’han parat a pensar i reflexionar en els elements necessaris per a fer una bona demanda i seguiment del ponent fa que tot plegat el proc√©s s’ens faci lent i farrag√≥s.

    Eficiència que també és la mare de la ciència, jajaja!

    Salutacions, Noelia :)

  8. Jaume Albaigès ha dicho:

    08 Ago 13 - 18:34

    Noelia, gr√†cies per les teves paraules i benvinguda a TecnolONGia. A m√©s dels casos que tu comentes, tamb√© s√≥n situacions freq√ľents en administracions p√ļbliques o entitats grans on les diferents funcions estan repartides entre diferents persones i cadascuna nom√©s es preocupa d’all√≤ que l’afecta directament. I tamb√© hi ha un punt de sensibilitat per entendre que el temps, la dedicaci√≥, no sol comptar igual per a una persona que treballa per un sou a final de mes que per a una altra que √©s aut√≤noma.


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