Convidar un ponent amb eficiència i elegància

Av√≠s: aquest article s’escapa de l’√†mbit tem√†tic habitual del blog. De totes maneres, espero que us pugui fer servei a totes les entitats i institucions que organitzeu esdeveniments amb ponents.

Com ja sabeu els qui seguiu aquest blog, dedico una part del meu temps a tasques divulgatives i de formaci√≥ sobre tot all√≤ que t√© a veure amb la tecnologia i les ONL. Amb certa freq√ľ√®ncia, doncs, rebo sol¬∑licituds diverses (que sempre fan il¬∑lusi√≥! ;-) ) per participar en actes i activitats com a ponent, dinamitzador, formador o qualsevol altre paper de l’auca que s’escaigui.

A vegades, sobretot quan l’entitat convocant ja t√© una certa experi√®ncia en organitzaci√≥ d’esdeveniments, les coses s√≥n molt senzilles, per√≤ d’altres la gesti√≥ que acompanya el proc√©s s’embolica fora de mida, fruit de din√†miques poc eficients, de falta de sistematitzaci√≥ o de manca de sensibilitat. √Čs per aix√≤ que he decidit escriure aquest article, amb la intenci√≥ que tots plegats aprenguem a gestionar millor aquestes situacions, fet que beneficiar√† tothom, convocants i convocats.

1. Concreteu la demanda.

Gaireb√© sempre, quan heu pensat en alg√ļ ja heu pensat tamb√© qu√® voleu d’aquest alg√ļ. Comuniqueu-li-ho amb el major detall possible des del primer moment: dates, horaris, llocs, formats, durades, tem√†tiques, materials, etc. Com m√©s concreta sigui la informaci√≥ que faciliteu m√©s r√†pidament us entendreu, us posareu d’acord (o veureu que no √©s possible) i podreu comen√ßar a treballar en el que realment compta, que √©s el contingut de la sessi√≥, del curs, etc.

D’acord, a vegades nom√©s sabeu que teniu ganes de convidar alg√ļ a fer alguna cosa, per√≤ no teniu un esquema predefinit i/o preferiu parlar-ho i valorar diferents opcions. Aix√≤ √©s perfectament leg√≠tim, per√≤ intenteu que aquests preliminars no siguin un inacabable “entesos, n’anem parlant”.

2. Faciliteu la gestió de la logística.

Tot sovint la participaci√≥ en un esdeveniment suposa el despla√ßament del ponent fora del seu lloc habitual de resid√®ncia. Expliqueu al ponent si de la gesti√≥ del despla√ßament (compra de bitllets, reserva d’hotel, etc.) us n’encarregueu vosaltres o ho haur√† de fer ell.¬† Si us correspon a vosaltres, arribat el moment, proposeu-li les diferents opcions de despla√ßament existents o suggeriu-li que us digui quina √©s la combinaci√≥ que prefereix.

3. Que no us hagin de preguntar pels diners.

Si feu una proposta de col¬∑laboraci√≥ heu de dir des del primer moment quina remuneraci√≥ oferiu (cas t√≠pic en escoles de formaci√≥ o en actes en qu√® participen diversos ponents) o b√© heu de demanar al ponent quins s√≥n els seus honoraris. Despr√©s arribareu a un acord o no, per√≤ no podeu formular la proposta sense comentar aquest tema. I, sobretot, no feu fer al ponent el paperot d’haver-vos-ho de demanar; √©s molt desagradable. Al contrari, si ho dieu vosaltres d’entrada transmetreu una manera de fer elegant i professional.

D’altra banda, a l’hora de valorar pressupostos o de proposar remuneracions, tingueu en compte tot el que implica la col¬∑laboraci√≥ que demaneu. No √©s el mateix fer una intervenci√≥ de mitja hora al costat de casa que a l’altra punta del pa√≠s. No √©s el mateix haver-se-la de preparar que no haver-ho de fer. No √©s el mateix gestionar la log√≠stica que no fer-ho. Etc.

A vegades hi ha organitzacions que per alguna ra√≥ no volen o no poden remunerar determinades col¬∑laboracions. Tothom √©s lliure de fer el que li sembli i cada ponent decidir√† si accepta o no de participar sota aquestes condicions. En tot cas, si us trobeu organitzant un acte aix√≠ cal que d’entrada ho deixeu ben clar, encara amb m√©s motiu.

4. Demaneu d’acord amb el que oferiu.

L’organitzaci√≥ i el ponent acorden una xerrada en el marc d’una jornada i pacten una remuneraci√≥ ajustada. Tancat el tema l’organitzaci√≥ obre la caixa dels efectes col¬∑laterals: “ens haur√≠em de veure uns dies abans per con√®ixe’ns; ens hauries de passar un article amb el contingut de la xerrada, que el publicarem a no s√© quin lloc; haur√†s de portar la factura en m√† al registre de no s√© on…”. Les possibilitats s√≥n infinites i sovint acaben provocant que¬† l’esfor√ß destinat pr√≤piament a la xerrada sigui la xocolata del lloro comparat amb la resta.¬† Mireu de ser raonables.

5. Justificació de despeses.

Al marge de la remuneraci√≥ que s’estableixi per la col¬∑laboraci√≥ sol¬∑licitada, la participaci√≥ en l’esdeveniment pot suposar una s√®rie de despeses per al ponent. B√†sicament de despla√ßament, allotjament i manutenci√≥. D’aquestes despeses en darrera inst√†ncia se n’ha de fer c√†rrec l’organitzaci√≥, indicant al ponent de quina manera ho haur√† de repercutir: incloent-ho dins la factura de la col¬∑laboraci√≥, emplenant algun formulari espec√≠fic, etc. Qualsevol opci√≥ √©s v√†lida, per√≤ igual com en la remuneraci√≥, no feu que us ho hagin de preguntar. I si el ponent ha de lliurar els comprovants corresponents, indiqueu-ho tamb√©. Es poden escanejar o cal enviar-los en paper? Etc.

6. I el taxi?

D’altra banda, sigueu conscients que les despeses comencen, per dir-ho d’alguna manera, quan el ponent surt de casa i acaben quan hi retorna. “Nosaltres ens fem c√†rrec dels bitllets d’avi√≥, per descomptat”. Molt b√©, d’acord. Per√≤ als aeroports com s’hi va o com se’n torna? Avui en dia no √©s estrany que globalment els taxis acabin sent m√©s cars que els propis vols. Particularment, sempre que puc opto per fer servir transport p√ļblic col¬∑lectiu, per√≤ no n’hi ha a tot arreu o no sempre les combinacions hor√†ries ho fan raonable. Un cop m√©s, no feu preguntar-vos qui pagar√† el taxi, si finalment cal fer-lo servir.

7. Millor una factura que dues.

Haver de repetir una factura tres vegades, ara perqu√® no hi consta el concepte exacte, ara perqu√® no hi ha el codi de la partida on s’ha d’imputar, √©s una inefici√®ncia perfectament estalviable. Aquesta informaci√≥ la sap l’organitzaci√≥, no el ponent. Transmeteu-la completament i correcta des del primer moment: el concepte, si ha d’incloure o no IVA, etc. Especifiqueu tamb√© si la voleu en paper o en pdf, signada o sense signar, etc. Si us l’han d’enviar en paper, indiqueu clarament a quina adre√ßa i a l’atenci√≥ de qui (sovint no √©s a la mateixa persona que ha proposat la col¬∑laboraci√≥).

Bonus track. Procedimenteu, que alguna cosa en quedarà.

Tant si convoqueu actes de forma habitual com si no ho feu us recomano que disposeu d’un procediment escrit on recolliu tot all√≤ que heu de fer en aquests casos. Fins i tot podeu tenir-ne un d’adaptat ja per als ponents, de manera que la transmissi√≥ de la informaci√≥ sigui r√†pida, correcta i el m√©s completa possible. Estalviareu temps vosaltres i el fareu estalviar als vostres ponents.

8 comentaris a “Convidar un ponent amb efici√®ncia i eleg√†ncia”

  1. Esther Camu√Īas ha dit:

    26 jul 13 - 8:21

    Gracias Jaume por el post. Es muy necesario y preciso para las entidades que organizan eventos. Me alegra que te hayas salido de la línea del blog.
    Quiz√° tambi√©n a√Īadir√≠a, la importancia de definir claramente quien va a ser el/los interlocutor/es con el ponente y comunic√°rselo (para evitar dudas). A veces suele pasar que te llama una persona para invitarte, luego es otra la que se va a poner en contacto contigo para la log√≠stica, incluso el moderador tambi√©n puede llamarte. Y con tantos interlocutores, el ponente no sabe exactamente a quien dirigirse para atender cualquier cuesti√≥n.
    ¬°¬°GRACIAS y BUEN VERANO!!

  2. Jaume Albaigès ha dit:

    26 jul 13 - 8:51

    Gracias por tu aportación, Esther. Definir bien la interlocución también es relevante, sin duda. ¡Felices vacaciones!

  3. ismael pe√Īa-l√≥pez ha dit:

    27 jul 13 - 11:56

    Osti, quin panxot de riure… de riure en plan “mal de muchos, consuelo de tontos”, est√† clar! :D DD

  4. Sergio ha dit:

    29 jul 13 - 16:08

    Post inmediatamente incorporado al “intento de sistematizaci√≥n” para organizar eventos de ESF Galicia ;DDD Muy bueno, Jaume!
    http://esf.gpul.org/index.php?title=Organizaci%C3%B3n_interna/Ferramentas_organizativas/Organizaci%C3%B3n_de_evento_esfeiro

  5. Ramon Noró ha dit:

    30 jul 13 - 8:36

    I saber amb qui comparteixes taula ?
    I aquelles taules de 4 o 5 ponents en que es demana que en 1 hora tots expliquin el seu tema i que, a més, quedi un espai pel debat ?
    I aquelles taules, organitzades per contrastar, on en lloc de debat hi ha 100 % d’acord ?

  6. Jaume Albaigès ha dit:

    30 jul 13 - 9:41

    Ismael, celebro les rialles… ;-)

    Sergio, gracias, me alegro de que el artículo os sirva. Y gracias también por compartir en abierto vuestra propia guía.

    Ramon, cert, hi ha altres punts a considerar a l’hora de planificar adequadament un esdeveniment. Jo he mirat de centrar-me sobretot en all√≤ que afecta directament el temps que el ponent ha de dedicar a gestionar i preparar la seva intervenci√≥. Per√≤ s√≠, no fa gaire em van convidar a participar en una taula amb 10 participants, sense l√≠mit de temps i 1h30 de durada total, debat incl√≤s… :-D

  7. Noelia @conresortes ha dit:

    06 ago 13 - 19:01

    Molt bon article Jaume,

    S√≥n temes que per a la gent que factura ens √©s de calaix per√≤ hi han persones o entitats que, per qu√® no en saben o per qu√® simplement no s’han parat a pensar i reflexionar en els elements necessaris per a fer una bona demanda i seguiment del ponent fa que tot plegat el proc√©s s’ens faci lent i farrag√≥s.

    Eficiència que també és la mare de la ciència, jajaja!

    Salutacions, Noelia :)

  8. Jaume Albaigès ha dit:

    08 ago 13 - 18:34

    Noelia, gr√†cies per les teves paraules i benvinguda a TecnolONGia. A m√©s dels casos que tu comentes, tamb√© s√≥n situacions freq√ľents en administracions p√ļbliques o entitats grans on les diferents funcions estan repartides entre diferents persones i cadascuna nom√©s es preocupa d’all√≤ que l’afecta directament. I tamb√© hi ha un punt de sensibilitat per entendre que el temps, la dedicaci√≥, no sol comptar igual per a una persona que treballa per un sou a final de mes que per a una altra que √©s aut√≤noma.


Deixa un comentari