El pasado jueves participé en la jornada SocialTIC, TIC para la transformación social y el voluntariado, que se celebró en Madrid. Os dejo a continuación la presentación que utilicé para hablar de algunos elementos a tener en cuenta cuando se diseña una estrategia TIC en una entidad no lucrativa y unas notas que ayudan a interpretarla.

Esta breve ponencia pretendía tener una cierta continuidad natural con la que hice el año pasado en software3sector. En aquella sesión una de las propuestas que formulé tenía que ver con la necesidad de que las ONG adoptaran las TIC de forma estratégica (es decir, planificada, coordinada, con objetivos vinculados a tener más impacto en la misión, etc.) y no tanto como simple reacción a las demandas, necesidades u oportunidades puntuales, por legítimas que estas pudieran ser.

Así pues, recuperé un par de ideas de aquella presentación:

Visión estratégica

Las TIC deberían estar integradas en la planificación estratégica de las entidades, en cada proyecto, proceso y actividad, contribuyendo a un mayor y mejor cumplimiento de la misión y de los objetivos de cada organización.

No le voy a dar más vueltas a esta frase, creo que queda suficientemente clara por sí misma y por la propia línea editorial de este blog. Pero quiero que quede anotada porque es el punto de arranque de todo lo que viene a continuación. Si una organización no asume esta afirmación, difícilmente verá utilidad en las sugerencias que presentaré de inmediato y, en cualquier caso, raramente contará con los incentivos motivacionales para aplicarlas con éxito.

Obstáculos a priori

Asumida la visión, nos preguntábamos por qué las TIC no se adoptan de forma más generalizada por parte de las ONL o por qué lo hacen con las limitaciones que lo hacen. En ese sentido, identificábamos dos grandes fuentes de dificultades: la falta de conocimientos y/o de recursos.

Estos dos tipos de obstáculos son esencialmente apriorísticos. La falta de uno u otro pueden impedir directamente el arranque de un proyecto o iniciativa TIC. La falta de conocimiento genera temor, desconfianza, hacia uno mismo y hacia los compañeros de viaje. Lo de los recursos… sin comentarios.

Complejidad, el obstáculo sobrevenido

En este momento, sin embargo, me gustaría también llamar la atención sobre otra dificultad importante, normalmente sobrevenida al proceso de adopción de tecnología. Se trata de la complejidad. Las TIC son complejas. Algunas más que otras. El software es complejo. Desarrollar software no es algo trivial, ni mucho menos. Por eso en materia de TIC, por ejemplo, oímos hablar de usabilidad como en ningún otro caso. No debe ser casual… Es importante tenerlo presente porque una de las mayores frustraciones a las que nos enfrentamos las ONL (y no sólo) cuando incorporamos tecnología es precisamente esta: el deseo o la percepción de que todo será fácil de analizar, de desarrollar, de usar, etc. Y no es así. Por lo menos no de forma generalizada.

Dicho esto, voy a tratar de exponer un listado breve de ideas que nos puedan ayudar a incorporar las TIC en nuestras organizaciones. No garantizan la eliminación del sufrimiento, pero por lo menos suframos ordenadamente.

1. Responsabilidad

¿De quién son las TIC? Si tienen un rol estratégico en nuestra ONG, si vemos esa necesidad de transversalizarlas, alguien tiene que hacerse cargo de ellas. A bote pronto, da igual si es dirección, si es alguien contratado explícitamente para ello, si es alguien que lo compagina con otras tareas, si es una persona voluntaria (por ejemplo, de la junta o del patronato) o un asesor externo. También da igual si es una o son varias personas. Alguien tiene que tener esa idea global de hacia dónde vamos como organización en materia de TIC. Alguien tiene que poder fijar y aplicar criterios en relación a este tema (siempre de acuerdo con dirección y con la estrategia global). Y hay que contar con (algo de) presupuesto. Superar la idea de gasto ajeno a la misión. Se invierte en TIC para tener mayor impacto misional, aunque la inversión sea para tareas de gestión.

2. Auditoría

La implantación de tecnología debería ser lo menos reactiva y parcelada posible. Cuando compramos algo para un proyecto concreto que nos ha salido, sin encajarlo en la estrategia, corremos el riesgo de malgastar y de no priorizar adecuadamente. Por lo tanto, si alguien no sabe en qué estado se encuentra debería empezar por conocerse a sí mismo, auditarse tecnológicamente, fijar un punto de partida, definir prioridades. En definitiva, planificar (como en cualquier estrategia de lo que sea) a corto y a largo. La estrategia empieza, pues, en el autoconocimiento.

3. Conocimiento

¿Quién es nuestr@ geek? En nuestro equipo tiene que haber alguien con criterio tecnológico. Antes, en el punto 1, he hablado de la visión. Eso puede estar en manos de personas no estrictamente tecnólogas, pero en algún momento necesitamos incorporar criterio TIC a nuestro equipo. Sino, el criterio lo acaba aportando el proveedor y eso no siempre es ideal, especialmente cuando todavía no hay relación de confianza establecida (el proveedor no siempre tiene incentivos coincidentes con los nuestros, después hablaremos de ello). Una vez más, las modalidades en las que se puede desarrollar esta función son varias, pero tiene que existir.

4. Proveedores

Los cementerios están llenos de relaciones frustradas entre empresas de informática y ONG. Las relaciones con los proveedores tienen que basarse en la confianza. Es importante encontrar proveedores con los que nos entendamos: ellos deben adaptarse a un contexto al que no siempre están acostumbrados, deben ofrecer propuestas factibles (en tiempo, en eficacia) y razonables (en presupuesto) y nosotros tenemos que tener una actitud profesional, de partenariado, de complicidad, ser razonables y ser conscientes del factor complejidad. Bueno, bonito, gratis, rápido y sin errores no existe. También hay que gestionar el nivel de dependencia que se vaya a tener de un proveedor. La dependencia cero no existe, pero hay formas de reducirla (elección de tecnología, documentación, etc. Hablaremos de ello…). Lecturas complementarias: 13 ideas para una buena relación entre las ONL y los proveedores TIC, ¿Quién se ha llevado mi código?

5. Elección de tecnología

Criterios para elegir tecnología hay muchos: coste, eficacia, estandarización, integrabilidad, etc. Estaría bien que cada organización contara con algunas pautas al respecto: una lista de puntos a verificar, por lo menos. En cualquier caso es importante tratar de no reinventar la rueda (algo que nos encanta en el sector, por desgracia…). No programar soluciones desde cero sin haber hecho un buen estudio de lo que hay en el mercado. Existe gran cantidad de tecnología disponible. ¿Seguro que somos tan especiales? Algo a medida casi siempre será más caro y más complejo de desarrollar y de mantener. Hablar con entidades cercanas o similares. ¿Qué usan? ¿Qué les ha funcionado y qué no? ¡Compartamos información y experiencias! Mirar en internet. La gente (y particularmente la gente de la tecnología) cuenta cosas; aprovechémoslo. Lectura complementaria: La clave es la herramienta, no el proveedor.

6. Priorizar, evolucionar

Todavía hay muchas ONG que cuando se plantean desarrollar aplicaciones lo hacen a la vieja usanza. Quizás hay una subvención de por medio, quizás no se sabe hacer de otra manera, etc. No puede ser que un sitio web tarde un año en lanzarse porque faltan unos textos de no sé qué apartado que no llegan nunca. No puede ser que una intranet (¿alguien desarrolla intranets todavía?) tarde dos años en ser lanzada porque cada semana se nos ocurre un nuevo requisito. Hay que simplificar, elegir las necesidades clave a cubrir, resolverlas y lanzar la solución. A partir de ahí entrar en evoluciones. Beta permanente. Paradigma web. Obliga a cambiar la forma de trabajar y de planificar los proyectos pero acaba siendo más eficaz y eficiente a largo plazo, también económicamente.

7. Comunicar, formar

Si hay visión estratégica, con todo lo que implica, este punto será menos crítico de lo que suele ser habitualmente porque ambas cosas (comunicación y formación) fluirán, pero si nuestra estrategia no está tan desarrollada, hay que cuidarlo mucho, particularmente en organizaciones a partir de cierto tamaño donde toma de decisiones y ámbito de aplicación pueden estar alejados.

En cuanto al tema de la formación, cabe pensar en ella de forma misional, no meramente instrumental. El qué sólo tiene sentido cuando tenemos claro el para qué. La gente no tiene que aprender procesos, por lo menos no en primera instancia. Todavía se escucha demasiado aquello de “yo para hacer esto, primero vengo aquí, después voy allá…”. La tecnología hay que conocerla y entenderla para poder aprovecharla. Entre no saber (o no querer saber) nada y ser ingeniero informático hay un amplio abanico de grises. Hay que querer empoderar tecnológicamente a la gente y la gente debe querer empoderarse.

8. Documentar

Eso debería ser un vicio, no solo en tecnología, pero sobretodo en tecnología. Hay herramientas que se infrautilizan o mal usan porque con el paso del tiempo se pierde el conocimiento acumulado sobre las mismas, particularmente cuando hay cambio de personas (impulsores, usuarios principales…). Hay que documentar cuánto más mejor: procedimientos de análisis y de toma de decisiones, guías de uso, planes de evolución, buenas prácticas, etc. Todo lo que esté documentado y accesible supone una mejora directa en el aprovechamiento de las herramientas y permite que el conocimiento se acumule, no se pierda ni se diluya. Documentar es una de las mejores inversiones que se puede hacer. Y esto aplica a los proveedores. Un proveedor que no documenta… Y sí, lo haga quién lo haga, documentar tiene un coste… infinitamente más bajo que no hacerlo. ¿Recordáis aquello de ¿La educación le parece cara? Pues pruebe con la ignorancia…? Pues eso mismo.

9. Estar al día de la innovación TIC

La tecnología es (o debería ser) un factor de avance, de evolución, de mejora. Invertir, que no gastar, en tecnología, puede aportar grandes beneficios, eso ya está claro. Pero las TIC evolucionan muy rápidamente. Es importante tener un ojo puesto en la innovación TIC, tanto desde una perspectiva generalista como de tercer sector. ¿Qué están haciendo con la tecnología las ONG de otros países o de otros sectores? ¿Podemos replicar, adaptar? ¿Qué oportunidades generan para las ONG conceptos como visualización de datos, geolocalización, gamificación, mobilidad, big data, crowdsourcing, impresión 3D, etc.? No se trata de ser los más modernos del barrio, sino de aprovechar cuánto antes toda aquella tecnología que permita mayor impacto misional.

10. Trabajar en red

Antes hablábamos de un concepto clave: evolucionar. Las herramientas TIC raramente pueden ser eficaces a lo largo del tiempo sin modificaciones de algún tipo. Nuevas necesidades, temas de seguridad, corrección de errores, oportunidades generadas por la innovación TIC, etc. Todo es importante, pero también costoso. Las ONG no siempre (de hecho, casi nunca) tenemos recursos para afrontar todos los retos TIC de forma individual. Una solución posible pasa por trabajar conjuntamente. Deberíamos explotarlo mucho más. Lecturas complementarias: En tiempo de crisis, herramientas compartidas. ¿Y si construyéramos un CRM entre todas las ONL?

¿Qué más añadiríais a la lista? ¿Recordáis situaciones en las que la aplicación o no aplicación de estas ideas os haya supuesto un cierto éxito o fracaso? Venga, compartidlo en los comentarios y aprendamos colectivamente.

Actualización: Tenéis a continuación el vídeo con buena parte de las ponencias de la jornada. La mía podéis verla entre los minutos 15 y 42, aproximadamente.