10 claves estratégicas para introducir las TIC en las ONL

El pasado jueves particip√© en la jornada SocialTIC, TIC para la transformaci√≥n social y el voluntariado, que se celebr√≥ en Madrid. Os dejo a continuaci√≥n la presentaci√≥n que utilic√© para hablar de algunos elementos a tener en cuenta cuando se dise√Īa una estrategia TIC en una entidad no lucrativa y unas notas que ayudan a interpretarla.



Esta breve ponencia pretend√≠a tener una cierta continuidad natural con la que hice el a√Īo pasado en software3sector. En aquella sesi√≥n una de las propuestas que formul√© ten√≠a que ver con la necesidad de que las ONG adoptaran las TIC de forma estrat√©gica (es decir, planificada, coordinada, con objetivos vinculados a tener m√°s impacto en la misi√≥n, etc.) y no tanto como simple reacci√≥n a las demandas, necesidades u oportunidades puntuales, por leg√≠timas que estas pudieran ser.

Así pues, recuperé un par de ideas de aquella presentación:

Visión estratégica

Las TIC deberían estar integradas en la planificación estratégica de las entidades, en cada proyecto, proceso y actividad, contribuyendo a un mayor y mejor cumplimiento de la misión y de los objetivos de cada organización.

No le voy a dar más vueltas a esta frase, creo que queda suficientemente clara por sí misma y por la propia línea editorial de este blog. Pero quiero que quede anotada porque es el punto de arranque de todo lo que viene a continuación. Si una organización no asume esta afirmación, difícilmente verá utilidad en las sugerencias que presentaré de inmediato y, en cualquier caso, raramente contará con los incentivos motivacionales para aplicarlas con éxito.

Obst√°culos a priori

Asumida la visión, nos preguntábamos por qué las TIC no se adoptan de forma más generalizada por parte de las ONL o por qué lo hacen con las limitaciones que lo hacen. En ese sentido, identificábamos dos grandes fuentes de dificultades: la falta de conocimientos y/o de recursos.

Estos dos tipos de obst√°culos son esencialmente aprior√≠sticos. La falta de uno u otro pueden impedir directamente el arranque de un proyecto o iniciativa TIC. La falta de conocimiento genera temor, desconfianza, hacia uno mismo y hacia los compa√Īeros de viaje. Lo de los recursos… sin comentarios.

Complejidad, el obst√°culo sobrevenido

En este momento, sin embargo, me gustar√≠a tambi√©n llamar la atenci√≥n sobre otra dificultad importante, normalmente sobrevenida al proceso de adopci√≥n de tecnolog√≠a. Se trata de la complejidad. Las TIC son complejas. Algunas m√°s que otras. El software es complejo. Desarrollar software no es algo trivial, ni mucho menos. Por eso en materia de TIC, por ejemplo, o√≠mos hablar de usabilidad como en ning√ļn otro caso. No debe ser casual… Es importante tenerlo presente porque una de las mayores frustraciones a las que nos enfrentamos las ONL (y no s√≥lo) cuando incorporamos tecnolog√≠a es precisamente esta: el deseo o la percepci√≥n de que todo ser√° f√°cil de analizar, de desarrollar, de usar, etc. Y no es as√≠. Por lo menos no de forma generalizada.

Dicho esto, voy a tratar de exponer un listado breve de ideas que nos puedan ayudar a incorporar las TIC en nuestras organizaciones. No garantizan la eliminación del sufrimiento, pero por lo menos suframos ordenadamente.

1. Responsabilidad

¬ŅDe qui√©n son las TIC? Si tienen un rol estrat√©gico en nuestra ONG, si vemos esa necesidad de transversalizarlas, alguien tiene que hacerse cargo de ellas. A bote pronto, da igual si es direcci√≥n, si es alguien contratado expl√≠citamente para ello, si es alguien que lo compagina con otras tareas, si es una persona voluntaria (por ejemplo, de la junta o del patronato) o un asesor externo. Tambi√©n da igual si es una o son varias personas. Alguien tiene que tener esa idea global de hacia d√≥nde vamos como organizaci√≥n en materia de TIC. Alguien tiene que poder fijar y aplicar criterios en relaci√≥n a este tema (siempre de acuerdo con direcci√≥n y con la estrategia global). Y hay que contar con (algo de) presupuesto. Superar la idea de gasto ajeno a la misi√≥n. Se invierte en TIC para tener mayor impacto misional, aunque la inversi√≥n sea para tareas de gesti√≥n.

2. Auditoría

La implantación de tecnología debería ser lo menos reactiva y parcelada posible. Cuando compramos algo para un proyecto concreto que nos ha salido, sin encajarlo en la estrategia, corremos el riesgo de malgastar y de no priorizar adecuadamente. Por lo tanto, si alguien no sabe en qué estado se encuentra debería empezar por conocerse a sí mismo, auditarse tecnológicamente, fijar un punto de partida, definir prioridades. En definitiva, planificar (como en cualquier estrategia de lo que sea) a corto y a largo. La estrategia empieza, pues, en el autoconocimiento.

3. Conocimiento

¬ŅQui√©n es nuestr@ geek? En nuestro equipo tiene que haber alguien con criterio tecnol√≥gico. Antes, en el punto 1, he hablado de la visi√≥n. Eso puede estar en manos de personas no estrictamente tecn√≥logas, pero en alg√ļn momento necesitamos incorporar criterio TIC a nuestro equipo. Sino, el criterio lo acaba aportando el proveedor y eso no siempre es ideal, especialmente cuando todav√≠a no hay relaci√≥n de confianza establecida (el proveedor no siempre tiene incentivos coincidentes con los nuestros, despu√©s hablaremos de ello). Una vez m√°s, las modalidades en las que se puede desarrollar esta funci√≥n son varias, pero tiene que existir.

4. Proveedores

Los cementerios est√°n llenos de relaciones frustradas entre empresas de inform√°tica y ONG. Las relaciones con los proveedores tienen que basarse en la confianza. Es importante encontrar proveedores con los que nos entendamos: ellos deben adaptarse a un contexto al que no siempre est√°n acostumbrados, deben ofrecer propuestas factibles (en tiempo, en eficacia) y razonables (en presupuesto) y nosotros tenemos que tener una actitud profesional, de partenariado, de complicidad, ser razonables y ser conscientes del factor complejidad. Bueno, bonito, gratis, r√°pido y sin errores no existe. Tambi√©n hay que gestionar el nivel de dependencia que se vaya a tener de un proveedor. La dependencia cero no existe, pero hay formas de reducirla (elecci√≥n de tecnolog√≠a, documentaci√≥n, etc. Hablaremos de ello…). Lecturas complementarias: 13 ideas para una buena relaci√≥n entre las ONL y los proveedores TIC, ¬ŅQui√©n se ha llevado mi c√≥digo?

5. Elección de tecnología

Criterios para elegir tecnolog√≠a hay muchos: coste, eficacia, estandarizaci√≥n, integrabilidad, etc. Estar√≠a bien que cada organizaci√≥n contara con algunas pautas al respecto: una lista de puntos a verificar, por lo menos. En cualquier caso es importante tratar de no reinventar la rueda (algo que nos encanta en el sector, por desgracia…). No programar soluciones desde cero sin haber hecho un buen estudio de lo que hay en el mercado. Existe gran cantidad de tecnolog√≠a disponible. ¬ŅSeguro que somos tan especiales? Algo a medida casi siempre ser√° m√°s caro y m√°s complejo de desarrollar y de mantener. Hablar con entidades cercanas o similares. ¬ŅQu√© usan? ¬ŅQu√© les ha funcionado y qu√© no? ¬°Compartamos informaci√≥n y experiencias! Mirar en internet. La gente (y particularmente la gente de la tecnolog√≠a) cuenta cosas; aprovech√©moslo. Lectura complementaria: La clave es la herramienta, no el proveedor.

6. Priorizar, evolucionar

Todav√≠a hay muchas ONG que cuando se plantean desarrollar aplicaciones lo hacen a la vieja usanza. Quiz√°s hay una subvenci√≥n de por medio, quiz√°s no se sabe hacer de otra manera, etc. No puede ser que un sitio web tarde un a√Īo en lanzarse porque faltan unos textos de no s√© qu√© apartado que no llegan nunca. No puede ser que una intranet (¬Ņalguien desarrolla intranets todav√≠a?) tarde dos a√Īos en ser lanzada porque cada semana se nos ocurre un nuevo requisito. Hay que simplificar, elegir las necesidades clave a cubrir, resolverlas y lanzar la soluci√≥n. A partir de ah√≠ entrar en evoluciones. Beta permanente. Paradigma web. Obliga a cambiar la forma de trabajar y de planificar los proyectos pero acaba siendo m√°s eficaz y eficiente a largo plazo, tambi√©n econ√≥micamente.

7. Comunicar, formar

Si hay visi√≥n estrat√©gica, con todo lo que implica, este punto ser√° menos cr√≠tico de lo que suele ser habitualmente porque ambas cosas (comunicaci√≥n y formaci√≥n) fluir√°n, pero si nuestra estrategia no est√° tan desarrollada, hay que cuidarlo mucho, particularmente en organizaciones a partir de cierto tama√Īo donde toma de decisiones y √°mbito de aplicaci√≥n pueden estar alejados.

En cuanto al tema de la formaci√≥n, cabe pensar en ella de forma misional, no meramente instrumental. El qu√© s√≥lo tiene sentido cuando tenemos claro el para qu√©. La gente no tiene que aprender procesos, por lo menos no en primera instancia. Todav√≠a se escucha demasiado aquello de ‚Äúyo para hacer esto, primero vengo aqu√≠, despu√©s voy all√°…‚ÄĚ. La tecnolog√≠a hay que conocerla y entenderla para poder aprovecharla. Entre no saber (o no querer saber) nada y ser ingeniero inform√°tico hay un amplio abanico de grises. Hay que querer empoderar tecnol√≥gicamente a la gente y la gente debe querer empoderarse.

8. Documentar

Eso deber√≠a ser un vicio, no solo en tecnolog√≠a, pero sobretodo en tecnolog√≠a. Hay herramientas que se infrautilizan o mal usan porque con el paso del tiempo se pierde el conocimiento acumulado sobre las mismas, particularmente cuando hay cambio de personas (impulsores, usuarios principales…). Hay que documentar cu√°nto m√°s mejor: procedimientos de an√°lisis y de toma de decisiones, gu√≠as de uso, planes de evoluci√≥n, buenas pr√°cticas, etc. Todo lo que est√© documentado y accesible supone una mejora directa en el aprovechamiento de las herramientas y permite que el conocimiento se acumule, no se pierda ni se diluya. Documentar es una de las mejores inversiones que se puede hacer. Y esto aplica a los proveedores. Un proveedor que no documenta… Y s√≠, lo haga qui√©n lo haga, documentar tiene un coste… infinitamente m√°s bajo que no hacerlo. ¬ŅRecord√°is aquello de ¬ŅLa educaci√≥n le parece cara? Pues pruebe con la ignorancia…? Pues eso mismo.

9. Estar al día de la innovación TIC

La tecnolog√≠a es (o deber√≠a ser) un factor de avance, de evoluci√≥n, de mejora. Invertir, que no gastar, en tecnolog√≠a, puede aportar grandes beneficios, eso ya est√° claro. Pero las TIC evolucionan muy r√°pidamente. Es importante tener un ojo puesto en la innovaci√≥n TIC, tanto desde una perspectiva generalista como de tercer sector. ¬ŅQu√© est√°n haciendo con la tecnolog√≠a las ONG de otros pa√≠ses o de otros sectores? ¬ŅPodemos replicar, adaptar? ¬ŅQu√© oportunidades generan para las ONG conceptos como visualizaci√≥n de datos, geolocalizaci√≥n, gamificaci√≥n, mobilidad, big data, crowdsourcing, impresi√≥n 3D, etc.? No se trata de ser los m√°s modernos del barrio, sino de aprovechar cu√°nto antes toda aquella tecnolog√≠a que permita mayor impacto misional.

10. Trabajar en red

Antes habl√°bamos de un concepto clave: evolucionar. Las herramientas TIC raramente pueden ser eficaces a lo largo del tiempo sin modificaciones de alg√ļn tipo. Nuevas necesidades, temas de seguridad, correcci√≥n de errores, oportunidades generadas por la innovaci√≥n TIC, etc. Todo es importante, pero tambi√©n costoso. Las ONG no siempre (de hecho, casi nunca) tenemos recursos para afrontar todos los retos TIC de forma individual. Una soluci√≥n posible pasa por trabajar conjuntamente. Deber√≠amos explotarlo mucho m√°s. Lecturas complementarias: En tiempo de crisis, herramientas compartidas. ¬ŅY si construy√©ramos un CRM entre todas las ONL?

¬ŅQu√© m√°s a√Īadir√≠ais a la lista? ¬ŅRecord√°is situaciones en las que la aplicaci√≥n o no aplicaci√≥n de estas ideas os haya supuesto un cierto √©xito o fracaso? Venga, compartidlo en los comentarios y aprendamos colectivamente.

Actualización: Tenéis a continuación el vídeo con buena parte de las ponencias de la jornada. La mía podéis verla entre los minutos 15 y 42, aproximadamente.

2 comentarios en “ 10 claves estrat√©gicas para introducir las TIC en las ONL”

  1. Raffaella ha dicho:

    22 May 13 - 14:58

    Hola, gracias por tu estupenda presentación, también la hemos subido a la web de socialtic.info en concreto aquí: http://bit.ly/16OnfTJ

  2. Jaume Albaigès ha dicho:

    22 May 13 - 15:33

    Perfecto, Raffaella, ¬°gracias!


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