Dijous passat vaig participar a la jornada SocialTIC, TIC para la transformación social y el voluntariado, que es va celebrar a Madrid. Us deixo a continuació la presentació que vaig fer servir per parlar d’alguns elements a tenir en compte quan es dissenya una estratègia TIC en una entitat no lucrativa i unes notes que ajuden a interpretar-la.

Aquesta breu ponència pretenia tenir una certa continuïtat natural amb la que vaig fer l’any passat a software3sector. En aquella sessió una de les propostes que vaig formular tenia a veure amb la necessitat que les ONG adoptessin les TIC de manera estratègica (és a dir, planificada, coordinada, amb objectius vinculats a tenir més impacte en la missió, etc.) i no tant com a simple reacció a les demandes, necessitats o oportunitats puntuals, per legítimes que aquestes puguin ser.

Així doncs, vaig recuperar un parell d’idees d’aquella presentació:

Visió estratègica

Les TIC haurien d’estar integrades en la planificació estratègica de les entitats, en cada projecte, procés i activitat, contribuint a un major i millor acompliment de la missió i dels objectius de cada organització.

No hi dono més voltes, crec que la frase queda prou clara per si mateixa i per la pròpia línia editorial d’aquest blog. Però vull que quedi anotada perquè és el punt d’arrencada de tot el que ve a continuació. Si una organització no assumeix aquesta afirmació, difícilment veurà utilitat en els suggeriments que presentaré tot seguit i, en qualsevol cas, rarament comptarà amb els incentius motivacionals per aplicar-los amb èxit.

Obstacles a priori

Assumida la visió, ens preguntàvem per què les TIC no s’adopten de forma més generalitzada per part de les ONL o per què ho fan amb les limitacions que ho fan. En aquest sentit, identificàvem dos grans fonts de dificultats: la manca de coneixement i/o de recursos.

Aquests dos tipus d’obstacles són essencialment apriorístics. La manca d’un o altre poden impedir directament l’arrencada d’un projecte o iniciativa TIC. La manca de coneixement genera por, desconfiança, cap a un mateix i cap als companys de viatge. El dels recursos… sense comentaris.

Complexitat, l’obstacle sobrevingut

En aquest moment, però, m’agradaria també cridar l’atenció sobre una altra dificultat important, normalment sobrevinguda al procés d’adopció de tecnologia. Es tracta de la complexitat. Les TIC són complexes. Algunes més que altres. El programari és complex. Desenvolupar programari no és una cosa trivial, ni molt menys. Per això en matèria de TIC, per exemple, sentim parlar d’usabilitat com en cap altre cas. No deu ser casual… És important tenir-ho present perquè una de les majors frustracions a què ens enfrontem les ONL (i no només) quan incorporem tecnologia és precisament aquesta: el desig o la percepció que tot serà fàcil d’analitzar, de desenvolupar, de fer servir, etc. I no és així. Almenys no de forma generalitzada.

Dit això, miraré d’exposar un llistat breu d’idees que ens puguin ajudar a incorporar les TIC a les nostres organitzacions. No garanteixen l’eliminació del patiment, però almenys patim ordenadament.

1. Responsabilitat

De qui són les TIC? Si tenen un paper estratègic a la nostra ONG, si veiem aquesta necessitat de transversalitzar-les, algú se n’ha de fer càrrec. Així d’entrada, diria que és igual si és direcció, si és algú contractat explícitament per a això, si és algú que ho compagina amb altres tasques, si és una persona voluntària (per exemple, de la junta o del patronat) o un assessor extern. També és igual si és una o són diverses persones. Algú ha de tenir aquesta idea global de cap a on anem com a organització en matèria de TIC. Algú ha de poder fixar i aplicar criteris en relació a aquest tema (sempre d’acord amb direcció i amb l’estratègia global). I cal comptar amb (una mica de) pressupost. Superar la idea de despesa aliena a la missió. S’inverteix en TIC per tenir major impacte missional, encara que la inversió sigui per a tasques de gestió.

2. Auditoria

La implantació de tecnologia hauria de ser el menys reactiva i parcel·lada possible. Quan comprem alguna cosa per a un projecte concret que ens ha sortit, sense encaixar-ho en l’estratègia, correm el risc de malgastar i de no prioritzar adequadament. Per tant, si algú no sap en quin estat es troba hauria de començar per conèixer-se a si mateix, auditar-se tecnològicament, fixar un punt de partida, definir prioritats. En definitiva, planificar (com en qualsevol estratègia del que sigui) a curt i a llarg. L’estratègia comença, doncs, en l’autoconeixement.

3. Coneixement

Qui és nostre geek? En el nostre equip hi ha d’haver algú amb criteri tecnològic. Abans, en el punt 1, he parlat de la visió. Això pot estar en mans de persones no estrictament tecnòlogues, però en algun moment necessitem incorporar criteri TIC al nostre equip. Sinó, el criteri l’acaba aportant el proveïdor i això no sempre és ideal, especialment quan encara no hi ha relació de confiança establerta (el proveïdor no sempre té incentius coincidents amb els nostres, després parlarem d’això). Un cop més, les modalitats en què es pot desenvolupar aquesta funció són diverses, però ha d’existir.

4. Proveïdors

Els cementiris estan plens de relacions frustrades entre empreses d’informàtica i ONG. Les relacions amb els proveïdors han de basar-se en la confiança. És important trobar proveïdors amb els quals ens entenguem: ells s’han d’adaptar a un context al qual no sempre estan acostumats, han d’oferir propostes factibles (en temps, en eficàcia) i raonables (en pressupost) i nosaltres hem de tenir una actitud professional, de partenariat, de complicitat, ser raonables i ser conscients del factor complexitat. Bo, bonic, de franc, ràpid i sense errors no existeix. També cal gestionar el nivell de dependència que es tindrà d’un proveïdor. La dependència zero no existeix, però hi ha formes de reduir-la (elecció de tecnologia, documentació, etc. En parlarem…). Lectures complementàries: 13 idees per a una bona relació entre les ONL i els proveïdors TIC, Qui s’ha endut el meu codi?

5. Elecció de tecnologia

Criteris per triar tecnologia n’hi ha molts: cost, eficàcia, estandardització, integrabilitat, etc. Estaria bé que cada organització comptés amb algunes pautes al respecte: una llista de punts a verificar, almenys. En qualsevol cas és important mirar de no reinventar la roda (cosa que al sector ens encanta, per desgràcia…). No programar solucions des de zero sense haver fet un bon estudi del que hi ha al mercat. Hi ha gran quantitat de tecnologia disponible. Segur que som tan especials? Una cosa a mida gairebé sempre serà més cara i més complexa de desenvolupar i de mantenir. Parlar amb entitats properes o similars. Què fan servir? Què els ha funcionat i què no? Compartim informació i experiències! Mirem a internet. La gent (i particularment la gent de la tecnologia) explica moltes coses; aprofitem-ho. Lectura complementària: La clau és l’eina, no el proveïdor.

6. Prioritzar, evolucionar

Encara hi ha moltes ONG que quan es plantegen desenvolupar aplicacions ho fan a l’estil antic. Potser hi ha una subvenció pel mig, potser no se sap fer d’una altra manera, etc. No pot ser que un lloc web tardi un any a llançar-se perquè falten uns textos de no sé quin apartat que no arriben mai. No pot ser que una intranet (algú desenvolupa intranets encara?) tardi dos anys a ser llançada perquè cada setmana se’ns ocorre un nou requisit. Cal simplificar, triar les necessitats clau a cobrir, resoldre-les i llançar la solució. A partir d’aquí començar les evolucions. Beta permanent. Paradigma web. Obliga a canviar la forma de treballar i de planificar els projectes però acaba sent més eficaç i eficient a llarg termini, també econòmicament.

7. Comunicar, formar

Si hi ha visió estratègica, amb tot el que implica, aquest punt serà menys crític del que sol ser habitualment perquè totes dues coses (comunicació i formació) fluiran, però si la nostra estratègia no està tan desenvolupada caldrà cuidar-les molt, particularment en organitzacions a partir de certa grandària on presa de decisions i àmbit d’aplicació poden estar allunyats.

Quant al tema de la formació, cal pensar-hi de forma missional, no merament instrumental. El què només té sentit quan tenim clar el perquè. La gent no ha d’aprendre processos, almenys no en primera instància. Encara se sent massa allò de “jo per fer això, primer vinc aquí, després vaig allà…”. La tecnologia cal conèixer-la i entendre-la per poder aprofitar-la. Entre no saber (o no voler saber) res i ser enginyer informàtic hi ha un ampli ventall de grisos. Cal voler apoderar la gent tecnològicament i la gent ha de voler apoderar-se.

8. Documentar

Això hauria de ser un vici, no només en tecnologia, però sobretot en tecnologia. Hi ha eines que s’infrautilitzen o es fan servir malament perquè amb el pas del temps es perd el coneixement acumulat sobre elles, particularment quan hi ha canvi de persones (les impulsores, els usuaris principals…). Cal documentar com més millor: procediments d’anàlisi i de presa de decisions, guies d’ús, plans d’evolució, bones pràctiques, etc. Tot el que estigui documentat i accessible suposa una millora directa en l’aprofitament de les eines i permet que el coneixement s’acumuli, no es perdi ni es dilueixi. Documentar és una de les millors inversions que es pot fer. I això s’aplica també als proveïdors. Un proveïdor que no documenta… I sí, ho faci qui ho faci, documentar té un cost… infinitament més baix que no fer-ho. Recordeu allò de L’educació li sembla cara? Doncs provi amb la ignorància…? Doncs això mateix.

9. Estar al dia de la innovació TIC

La tecnologia és (o hauria de ser) un factor d’avenç, d’evolució, de millora. Invertir, que no gastar, en tecnologia, pot aportar grans beneficis, això ja està clar. Però les TIC evolucionen molt ràpidament. És important tenir un ull posat en la innovació TIC, tant des d’una perspectiva generalista com de tercer sector. Què estan fent amb la tecnologia les ONG d’altres països o d’altres sectors? Podem replicar, adaptar? Quines oportunitats generen per a les ONG conceptes com visualització de dades, geolocalització, gamificació, mobilitat, big data, crowdsourcing, impressió 3D, etc.? No es tracta de ser els més moderns del barri, sinó d’aprofitar com més aviat millor tota aquella tecnologia que ens permeti major impacte missional.

10. Treballar en xarxa

Abans parlàvem d’un concepte clau: evolucionar. Les eines TIC rarament poden ser eficaces al llarg del temps sense modificacions de cap tipus. Noves necessitats, temes de seguretat, correcció d’errors, oportunitats generades per la innovació TIC, etc. Tot és important, però també costós. Les ONG no sempre (de fet, gairebé mai) tenim recursos per afrontar tots els reptes TIC de forma individual. Una solució possible passa per treballar conjuntament. Hauríem d’explotar-ho molt més. Lectures complementàries: En temps de crisi, eines compartides. I si construíssim un CRM entre totes les ONL?

Què més afegiríeu a la llista? Recordeu situacions en què l’aplicació o no aplicació d’aquestes idees us hagi suposat un cert èxit o fracàs? Vinga, compartiu-ho als comentaris i aprenguem-ne entre tots.

Actualització: Teniu tot seguit el vídeo amb bona part de les ponències de la jornada. La meva la podeu veure entre els minuts 15 i 42, aproximadament.