Aplicaci贸n de gesti贸n de voluntariado. El ciclo de vida

Segundo cap铆tulo de la serie dedicada a la aplicaci贸n de gesti贸n de voluntariado impulsada por Fundaci贸n “la Caixa”. Recordad que pod茅is consultar el art铆culo anterior, Los aprendizajes, y que para disponer de la aplicaci贸n s贸lo ten茅is que rellenar el formulario de solicitud.

  • Ya rellen茅 la ficha la primera vez que intent茅 hacer de voluntario en esta entidad. 驴Por qu茅 me volv茅is a pedir todos los datos?
  • Nos ir铆a muy bien enviar un correo a todos los ex-voluntarios por si pueden asistir a la jornada del s谩bado. 驴Tenemos sus direcciones en alg煤n lugar?
  • 驴C贸mo es que hemos aceptado como voluntaria a esta persona? El a帽o pasado ya hizo el proceso de entrada y se consider贸 no apropiada para trabajar con nuestros beneficiarios.

Estas frases, y muchas otras que podr铆amos imaginar, no son para nada extra帽as en las entidades que trabajan con personas voluntarias. Habitualmente tenemos (y sabemos donde est谩n) los datos de los voluntarios en activo, pero, en cambio, es dif铆cil disponer de la memoria hist贸rica del voluntariado de la organizaci贸n.

Recopilar sistem谩ticamente la informaci贸n y tenerla f谩cilmente accesible es una buena pr谩ctica que las entidades pueden tener en cuenta de forma transversal, pero que es especialmente relevante en el caso de las personas.

Evitar la repetici贸n de procesos de inscripci贸n, mantener la relaci贸n con ex-voluntarios, saber las razones por las que en su momento no se acept贸 a una persona candidata, etc. son diferentes ejemplos de las ventajas derivadas de hacer una buena gesti贸n de la informaci贸n. Las organizaciones somos m谩s eficientes (ahorramos ciertos recursos y obtenemos otros adicionales con menor coste) y las personas con las que nos relacionamos perciben un importante grado de profesionalidad.

Precisamente una de las prestaciones de mayor inter茅s que ofrece la herramienta es la posibilidad de gestionar integralmente el ciclo de vida de la persona voluntaria en la organizaci贸n. As铆, cada individuo que se introduce en la aplicaci贸n tiene asociado en todo momento uno de los cuatro estados siguientes:

- Candidato: la persona inicia el proceso de relaci贸n con la entidad. No hace mucho tiempo el paso por este estado pod铆a ser un mero tr谩mite, pero afortunadamente muchas organizaciones ya tienen un protocolo de acogida que los nuevos voluntarios deben seguir antes de poder ser considerados como tales y que incluye formaci贸n, entrevistas personales, etc. Toda esta informaci贸n puede ser almacenada en la base de datos.

- No incorporado: cuando una persona candidata no acaba formalizando su proceso de incorporaci贸n, ya sea por propia voluntad o por decisi贸n de la entidad, en lugar de ser eliminada de la aplicaci贸n se le asigna el estado No incorporado, de modo que se conserva toda su informaci贸n, tanto identificativa como de relaci贸n con la entidad, para usos futuros. Una persona en estado de No incorporado puede pasar en cualquier momento a Voluntario (en activo).

- Voluntario: cuando el proceso de incorporaci贸n concluye adecuadamente, la persona pasa al estado de Voluntario (en activo). S贸lo las personas que est谩n en este estado pueden ser asignadas a las actividades de la organizaci贸n.

- Desvinculado: cuando el voluntario en activo finaliza por cualquier raz贸n su relaci贸n de voluntariado con la entidad, pasa al estado de Desvinculado. Como en el caso de las no incorporaciones, en lugar de eliminarlo, se mantiene su informaci贸n para usos futuros. Una persona en estado de Desvinculado puede volver en cualquier momento futuro a Voluntario (en activo). Por lo tanto, la transici贸n Voluntario – Desvinculado se puede recorrer indefinidamente en cualquiera de los dos sentidos.

En el siguiente gr谩fico se puede ver el ciclo completo con todos los cambios de estado posibles.

Todos los cambios de estado se conservan en la base de datos y pueden ser consultados en la secci贸n Historial de la ficha del voluntario.

Tal y como se ha indicado, las personas no activas (no incorporadas o desvinculadas) no se eliminan sino que simplemente cambian de estado. S贸lo se aconseja la eliminaci贸n completa de los datos de una persona cuando 茅sta lo solicite expl铆citamente de acuerdo con los derechos que la LOPD establece. La aplicaci贸n, por supuesto, permite realizar esta operaci贸n de forma eficaz, con un doble mensaje de advertencia incluido para evitar accidentes.

2 comentarios en “Aplicaci贸n de gesti贸n de voluntariado. El ciclo de vida”

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